Artículo 45 de medidas urgentes contra la hiperregulación, la agilización de procedimientos y la garantía de la unidad de mercado

El Decreto 50/2018, de 27 de abril, del Consell, por el que se regula la gestión documental, la organización y el funcionamiento de los archivos de la Generalitat, queda modificado como sigue:

Uno. Se modifica el artículo 3, que queda con la siguiente redacción:

«Artículo 3. Definiciones y conceptos básicos

A efectos de este decreto y para la correcta comprensión de lo en él dispuesto, serán de aplicación los siguientes conceptos archivísticos básicos:

1) Archivos: las instituciones y los conjuntos de documentos definidos en el artículo 80 de la Ley 4/1998, de 11 de junio, de la Generalitat, del Patrimonio Cultural Valenciano.

2) Archivo Administrativo: es el tipo de archivo que conserva documentos en fase activa o semiactiva, generados o recibidos por los órganos de la administración en el ejercicio de sus funciones. Su finalidad principal es servir a la gestión administrativa, la garantía de derechos y obligaciones de las personas y de la propia administración.

3) Archivo de gestión: dentro del ciclo vital de los documentos, es el archivo de la unidad de gestión u oficina que reúne su documentación en trámite o sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas unidades de gestión u oficinas.

4) Archivo central: dentro del ciclo vital de los documentos, es el que coordina y controla el funcionamiento de los distintos archivos de gestión de un departamento y reúne los documentos transferidos por los mismos, una vez finalizado su trámite y cuando su consulta no es constante.

5) Archivo intermedio y/o general: dentro del ciclo vital de los documentos, es aquel al que se han de transferir los documentos de los archivos centrales y periféricos cuando su consulta por los organismos productores es esporádica y en el que permanecen hasta su eliminación o transferencia al archivo histórico.

6) Archivo histórico: dentro del ciclo vital de los documentos, es aquel al que se ha de transferir la documentación que deba conservarse permanentemente. También puede conservar documentos históricos recibidos por donación, depósito, adquisición, etc.

7) Calendario de conservación: Es el instrumento de trabajo fruto del proceso de valoración documental, en el que se recoge el plazo de permanencia de los documentos de archivo en cada una de las fases del ciclo vital para su selección, eliminación o conservación permanente y, en su caso, el método y procedimiento de selección, eliminación o conservación en otro soporte.

8) Ciclo vital de documentos: son las diferentes etapas por las que atraviesan los documentos desde que se producen hasta su eliminación conforme al procedimiento establecido, o en su caso, su conservación permanente.

9) Clasificación: operación archivística que consiste en el establecimiento de las categorías y grupos que reflejan la estructura jerárquica del fondo. Es el primer paso del proceso de organización, dentro de la fase del tratamiento archivístico denominada identificación.

10) Conservación: Es el conjunto de medidas y procedimientos destinados a asegurar la preservación o prevención de posibles alteraciones físicas, tanto de los edificios como de los documentos.

11) Descripción: Es el proceso por el que se elabora una representación exacta de la documentación mediante el registro de cualquier información que permita identificarla, gestionarla, y localizarla.

12) Digitalización: es el proceso tecnológico que permite convertir documentos en soporte papel o en otro soporte no electrónico en un fichero electrónico que contiene la imagen codificada, fiel e íntegra del documento. La digitalización certificada o segura es el proceso de digitalización mediante el cual el documento obtenido tiene el mismo valor jurídico que el documento original.

13) Documentación activa: son los documentos que forman parte de un procedimiento que está siendo tramitado por una unidad administrativa y se utiliza habitualmente en los trabajos de gestión.

14) Documentación semi-activa: es la documentación administrativa que, una vez concluida la tramitación ordinaria, no es utilizada de forma habitual por la unidad que la ha producido en su actividad.

15) Documentación histórica: son los documentos que ya no poseen vigencia administrativa inmediata y que por su valor cultural se deben conservar permanentemente.

16) Documentación de apoyo informativo: son aquellos documentos (impresos, fotocopias de disposiciones normativas, folletos, etc.) cuya utilidad para la Administración radica exclusivamente en su contenido informativo para apoyo de la gestión administrativa, por tanto, no es documentación susceptible de integración en los expedientes ni de conservación en los archivos.

17) Documentos/Documentos de archivo: son las unidades archivísticas comprendidas en la definición del punto segundo del artículo 76 de la Ley 4/1998, de 11 de junio, de la Generalitat, del Patrimonio Cultural Valenciano, esto es, el testimonio material de un hecho o acto elaborado expresado en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogido en cualquier tipo de soporte material, incluidos los soportes electrónicos. Se excluyen los ejemplares no originales de ediciones bibliográficas y publicaciones.

18) Documentos esenciales o vitales: son los documentos que se consideran necesarios para asegurar el normal desarrollo de las funciones y actividades desarrolladas por la Administración Pública y contribuyen a garantizar los derechos fundamentales de las instituciones, así como sus obligaciones legales y financieras. Su pérdida, o su falta de disponibilidad supondrían una merma significativa de los derechos y obligaciones de la Administración y de la ciudadanía a la que sirve.

19) Expediente administrativo: es el conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamento a la resolución administrativa, así como las diligencias encaminadas a ejecutarla. Los expedientes se forman mediante la agregación ordenada de cuantos documentos, pruebas, dictámenes, informes, acuerdos, notificaciones y demás diligencias deban integrarlos, así como un índice numerado de todos los documentos que contenga cuando se remita. En el caso del expediente electrónico, su formación y trámite se rige por el Esquema Nacional de Interoperabilidad y en las correspondientes Normas Técnicas de Interoperabilidad, y lo establecido por el artículo 70 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del procedimiento administrativo común de las administraciones públicas.

20) Eliminación de documentos: consiste en la destrucción física de unidades o series documentales por el órgano responsable del archivo u oficina pública en que se encuentren, empleando cualquier método que garantice la imposibilidad de reconstrucción de los mismos y su posterior utilización.

21) Identificación: es la fase del tratamiento archivístico que consiste en la investigación y sistematización de las categorías administrativas y archivísticas en que se sustenta la estructura de un fondo.

22) Metadato: se entiende por metadato cualquier descripción estandarizada de las características de un conjunto de datos. En el contexto del documento electrónico cualquier tipo de información en forma electrónica asociada a los documentos electrónicos, de carácter instrumental e independiente de su contenido, destinada al conocimiento inmediato y automatizable de alguna de sus características, con la finalidad de garantizar la disponibilidad, el acceso, la conservación y la interoperabilidad del propio documento.

23) Cuadro de clasificación: Instrumento de consulta resultado de la fase de identificación, que refleja la organización de un fondo documental o de la totalidad de los fondos de un archivo y aporta los datos esenciales de su estructura.

24) SAVEX (Sistema Arxivístic Valencià en Xarxa): es el sistema de información y gestión integral de los archivos del Sistema Archivístico Valenciano. Integra una aplicación informática que cuenta con las características y funcionalidades necesarias para la descripción y la gestión documental de los archivos del Sistema.

25) Serie documental: es el conjunto de documentos o expedientes producidos en el desarrollo de una función o actividad administrativa regulada por una norma de procedimiento y organizadas de acuerdo a un sistema de ordenación.

26) Sistema archivístico: conjunto de normas e instituciones que participan en la dirección, seguimiento, coordinación e inspección de los programas para la conservación, tratamiento y difusión del patrimonio documental. Componen el sistema archivístico los archivos, los servicios archivísticos, la administración de archivos, la legislación archivística y el personal.

27) Tablas de valoración documental: son documentos administrativos en los que se determinan los valores administrativos, jurídicos, fiscales, informativos e históricos de los documentos o series documentales; se fijan los plazos de transferencia a los diferentes tipos de archivo; se determina la conservación o eliminación de las series documentales, o bien, si procede, su conservación en soporte diferente al de su producción; y, por último, se establece el régimen de accesibilidad a los documentos.

28) Tipo documental: modelo estructurado y reconocido que adopta un documento, en el desarrollo de una competencia concreta, con base en una regulación y cuyo formato, contenido informativo o soporte son homogéneos (por ejemplo, un certificado, un oficio, un informe, etc.).

29) Transferencia documental: procedimiento habitual de ingreso de fondos en un archivo mediante traslado de las fracciones de series documentales, una vez que estas han cumplido el plazo de permanencia fijado por las normas establecidas en la valoración para cada una de las etapas del ciclo vital de los documentos.

30) Unidad archivística: es el elemento básico de las agrupaciones documentales, puede ser simple, cuando se trata de un solo documento, o compuesta, cuando se compone de una agregación sucesiva de documentos relacionados entre sí, que conforman un expediente.

31) Valoración documental: es el proceso de análisis y determinación de los valores de los documentos de archivo en función de los efectos que causan y la información que contienen. Estos valores son los que condicionan la conservación temporal o permanente de la documentación. «

Dos. Se modifica el apartado 5 del artículo 4, que queda con la siguiente redacción:

«Artículo 4. El Sistema de Gestión Documental de la Generalitat

[...]

5. La aplicación del Sistema de Gestión se basa en el sistema de gestión documental informatizado SAVEX o en los sistemas de gestión que seleccione la Generalitat, administrado por las consellerias competentes en materia de archivos.»

Tres. Se modifican el apartado 2 y las letras d) y e) del apartado 4 del artículo 5, que quedan con la siguiente redacción:

«Artículo 5. Estructura del Sistema de Gestión Documental de la Generalitat

[...]

2. Los órganos directivos del Sistema de Gestión Documental de la Generalitat son las personas titulares de las consellerias competentes en materia de archivos: el titular de la conselleria con competencias en cultura para los archivos históricos, y el titular de la conselleria con competencias en materia de hacienda para los archivos administrativos.

[...]

4. Forman parte del Sistema de Gestión Documental de la Generalitat los siguientes archivos:

[...]

d) El Arxiu de la Generalitat, que actúa como cabecera del Sistema de Gestión Documental de la Generalitat.

e) El Arxiu Històric de la Comunitat Valenciana.»

Cuatro. Se modifica el artículo 6, que queda con la siguiente redacción:

«Artículo 6. Funciones de las consellerias competentes en materia de archivos

1. La Conselleria competente en materia de cultura es la encargada de ejercer las funciones de dirección, coordinación, planificación, inspección y ejecución de los archivos históricos dependientes de la Generalitat. En segundo lugar, será la conselleria con competencias en materia de Hacienda la encargada de ejercer las mismas funciones en los archivos administrativos dependientes de la Generalitat.

Las consellerias competentes en materia de archivos, como órganos directivos del Sistema Archivístico Valenciano, son las encargadas de ejercer las funciones de dirección, coordinación, planificación, inspección y ejecución de dicho Sistema, según indica la Ley 3/2005, de 15 de junio, de la Generalitat, de Archivos.

2. Corresponde a la conselleria competente en materia de archivos administrativos, a través del centro directivo correspondiente, establecer las directrices básicas del Sistema de Gestión Documental de la Generalitat y coordinar y supervisar su aplicación.

Con este objeto lleva a cabo las siguientes funciones:

a) La dirección de la gestión de los archivos de la Administración de la Generalitat.

b) Elaborar y, en su caso, aprobar la normativa referente a archivos y las normas técnicas y de procedimiento del Sistema de Gestión Documental del Sistema Archivístico Valenciano.

c) Inspeccionar y evaluar el funcionamiento técnico del Sistema de Gestión Documental, valorar los resultados de su aplicación, elaborar estudios de rendimiento y proponer las medidas correctoras oportunas.

d) Supervisar el cuadro de clasificación funcional único de la Generalitat y aprobar los específicos de cada departamento o ente que lo constituye, con el apoyo del Arxiu de la Generalitat.

e) Asesorar técnicamente en la gestión documental y en la descripción archivística.

f) Supervisar técnicamente los proyectos de construcción y equipamiento de los archivos de la Administración de la Generalitat.

g) Proponer a los órganos competentes las relaciones de puestos de trabajo y la cualificación profesional del personal necesario para el funcionamiento de los archivos de la Administración de la Generalitat.

3.Corresponde a la conselleria competente en materia de archivos históricos las siguientes competencias:

a) La dirección de la gestión del Arxiu Històric de la Comunitat Valenciana y de los archivos de titularidad estatal de gestión transferida a la Generalitat.

b) El impulso y gestión del registro de los bienes pertenecientes al Patrimonio Documental Valenciano, incluidos o no en los centros de archivo del Sistema, e incorporación de elementos importantes mediante copia en cualquier soporte material.

c) Difundir el Patrimonio Documental Valenciano.

4. Serán funciones de las dos consellerias competentes en materia de archivos en sus respectivos ámbitos, las siguientes:

a) Determinar las condiciones de conservación y descripción de la documentación en sus diferentes soportes.

b) Elaborar informes, asistir y supervisar técnicamente los proyectos, la difusión, la inspección y la evaluación sobre la prestación de los servicios de archivo.

c) Garantizar la aplicación de la legislación existente sobre el acceso a la documentación pública.

d) Impulsar la formación del personal responsable de la gestión de los archivos.

e) Determinar las condiciones generales de consulta y préstamo de la documentación depositada en los archivos.

f) Supervisar y aprobar los informes de prescripciones técnicas para la contratación de la gestión externa de los archivos.»

Cinco. Se modifica el apartado 1 del artículo 7, que queda con la siguiente redacción:

«Artículo 7. Funciones del Consejo Asesor de Archivos

1. El Consejo Asesor de Archivos es un órgano consultivo en materia de archivos adscrito a las consellerias competentes en materia de archivos y tiene la misión de prestar su asistencia a las personas titulares de la consellerias con competencias en materia de archivos. Particularmente, podrá ser consultado en los asuntos siguientes:

a) La planificación general que, en materia archivística de la Comunitat Valenciana, anualmente elaboren las consellerias competentes en materia de archivos.

b) Las líneas generales de los anteproyectos de ley que, en materia de archivos, remita el Consell a Les Corts para su aprobación.

c) Las directrices básicas de los reglamentos y el resto de normativa de carácter general que se adopten en ejecución y desarrollo de las leyes a que se refiere el párrafo anterior.

d) Cualquier otro asunto que, en materia de archivos, las personas titulares de las consellerias competentes en materia de archivos consideren conveniente someter a su consideración.

[...].»

Seis. Se modifica el apartado 1 del artículo 9, que queda con la siguiente redacción:

«Artículo 9. Funciones de la Junta Calificadora de Documentos Administrativos

1. La Junta Calificadora de Documentos Administrativos es un órgano colegiado de carácter técnico, adscrito a la conselleria competente en materia de hacienda, cuya finalidad es la valoración de los documentos de las Administraciones públicas de la Comunitat Valenciana y series de las mismas, cualquiera que sea el tipo de soporte, con la finalidad de garantizar la protección del patrimonio documental de las Administraciones públicas valencianas, tal como se establece en el artículo 1.1 del Decreto 189/2005, de 2 de diciembre, del Consell de la Generalitat, por el que se regula la Junta Calificadora de Documentos Administrativos y el procedimiento de valoración, conservación y eliminación del patrimonio documental de los archivos públicos.

[...].»

Siete. Se modifica el apartado 2 del artículo 14, que queda con la siguiente redacción:

«Artículo 14. Funciones de los archivos de gestión

[...]

2. Todos los procedimientos administrativos que realicen el conjunto de unidades de gestión de la Administración de la Generalitat deben ser identificados, codificados y descritos de forma estandarizada. Las unidades de gestión son las responsables de la definición y actualización permanente de los trámites administrativos de los que sean responsables. Cualquier modificación de estos se deberá comunicar a las personas responsables de los archivos centrales de las consellerias y departamentos, para su actualización, y estos comunicarán los cambios al órgano de la Generalitat competente en materia de tecnologías de la información y las comunicaciones y al Arxiu de la Generalitat.

[...].»

Ocho. Se modifican el apartado 1 y las letras d) y k) del apartado 2 del artículo 16, que quedan con la siguiente redacción:

«Artículo 16. Funciones de los archivos centrales

1. Los archivos centrales deben analizar las necesidades de organización y de gestión de la documentación administrativa del departamento o ente y deben elaborar, aplicar y mantener los elementos del Sistema de Gestión Documental de la Generalitat de acuerdo con la normativa técnica establecida por la conselleria competente en materia de hacienda y las instrucciones de la secretaría general administrativa, subsecretaría, subdirección general u órgano directivo correspondiente.

2. En aplicación de sus funciones, los archivos centrales deben realizar las siguientes actuaciones:

[...]

d) Aplicar y proponer la actualización del cuadro de clasificación funcional único establecido por la conselleria competente en materia de hacienda.

[...]

k) Transferir los documentos al Arxiu de la Generalitat, en la forma y tiempo establecidos en el correspondiente calendario de conservación o tablas de valoración, una vez agotado su plazo de permanencia en el archivo central.

[...].»

Nueve. Se modifica el apartado 3 del artículo 17, que queda con la siguiente redacción:

«Artículo 17. Archivos de los servicios periféricos, de los centros sanitarios y de los centros docentes de titularidad de la Generalitat

[...]

3. La documentación semiactiva de utilización escasa y la histórica, en especial la anterior a la preautonomía, de los servicios periféricos y de estos centros se transferirá a los archivos históricos que determinen las consellerias competentes en materia de archivos, bien sean archivos de la Administración de la Generalitat o archivos históricos de titularidad estatal gestionados por la Generalitat.»

Diez. Se modifica la letra c) del apartado 1 del artículo 18, que queda con la siguiente redacción:

«Artículo 18. Funciones de los archivos de los servicios periféricos, de los centros sanitarios y de los centros docentes de titularidad de la Generalitat

1. Corresponde a los archivos de los servicios periféricos, los centros sanitarios y los centros docentes de titularidad de la Generalitat realizar las siguientes funciones:

[...]

c) Aplicar y proponer la actualización del cuadro de clasificación funcional único establecido por la conselleria competente en materia de hacienda.

[...].»

Once. Se modifica el artículo 19, que queda con la siguiente redacción:

«Artículo 19. El Arxiu de la Generalitat

1. Se crea el Arxiu de la Generalitat, dependiente de la conselleria competente en materia de hacienda, sin perjuicio de la posibilidad de regular la existencia de otros archivos intermedios y/o generales creados por el Consell.

2. El Arxiu de la Generalitat, deberá disponer de las instalaciones de depósito necesarias para garantizar la recepción y la conservación de la documentación generada por la administración a partir de la etapa pre-autónomica.

3. El ingreso de los documentos y las unidades archivísticas en el Arxiu de la Generalitat se realiza mediante la transferencia correspondiente. En cuanto a la salida de documentos del Arxiu de la Generalitat cuando sean reclamados para fines administrativos o judiciales deberá solicitarla el departamento productor de la documentación y autorizarla la persona responsable del archivo.

4. En lo referente al tratamiento y la gestión de la documentación electrónica se aplicará lo establecido en la normativa que regula la gestión de los documentos electrónicos de la Generalitat.

5. El Arxiu de la Generalitat actuará como cabecera del Sistema Archivístico Valenciano.

6. El Consell, a propuesta de la conselleria competente en materia de hacienda podrá crear otros archivos generales.»

Doce. Se modifica el apartado 1 del artículo 21, que queda con la siguiente redacción:

«Artículo 21. El Arxiu Històric de la Comunitat Valenciana

1. El Arxiu Històric de la Comunitat Valenciana, dependiente de la conselleria competente en materia de cultura, se establece como centro de referencia y depósito para la documentación anterior a la etapa preautonómica generada por la administración en el territorio valenciano. Además, recibirá los fondos que tengan la consideración de patrimonio documental que sean adquiridos por la Generalitat o donados a la Administración autonómica por personas físicas o jurídicas del ámbito valenciano.

[...].»

Trece. Se modifica el apartado 8 del artículo 33, que queda con la siguiente redacción:

«Artículo 33. Cuadros de clasificación

[...]

8. El Arxiu de la Generalitat será el encargado de la actualización y mantenimiento del cuadro de clasificación funcional único para toda la Generalitat.

[...].»

Catorce. Se modifica el apartado 2 del artículo 38, que queda con la siguiente redacción:

«Artículo 38. Identificación de las series documentales

[...]

2. El Arxiu de la Generalitat participará activamente y asesorará en el proceso de identificación de series documentales, y con la información proporcionada actualizará los instrumentos de gestión de las series documentales producidas por la Administración de la Generalitat.»

Quince. Se modifica el apartado 4 y 7 del artículo 52, que queda con la siguiente redacción:

«Artículo 52. Salidas temporales de documentos

[...]

4. Las salidas temporales de documentos conservados en los archivos históricos de la Generalitat deberán ser autorizadas por el órgano directivo competente en materia de cultura. Si en el plazo de tres meses desde la entrada de la solicitud en el órgano competente para resolver no ha recaído resolución, se podrá entender, conforme al artículo 31.5 de la Ley 5/2003, de Archivos, que aquella ha sido denegada. En el caso de documentación en depósito o comodato las salidas temporales de documentos se regirán por las condiciones establecidas en sus contratos, sin perjuicio de la obligación de resolver expresamente, de conformidad con la legislación común de procedimiento vigente en cada momento.

[...]

7. No podrán salir de los archivos históricos series documentales completas o fracciones de series sin autorización órgano directivo competente en materia de cultura.»

Dieciséis. Se modifica el artículo 54, que queda con la siguiente redacción:

«Artículo 54. Normas de conservación

Las consellerias competentes en materia de archivos, en el ámbito de sus respectivas competencias, aprobarán las normas de carácter técnico-archivístico sobre los edificios, depósitos, instalaciones, equipamiento y criterios de conservación que deberán establecerse en los archivos del Sistema Archivístico Valenciano.»

Diecisiete. Se modifican los apartados 3 y 5 del artículo 62, que quedan con la siguiente redacción:

«Artículo 62. Función cultural y social de los archivos

[...]

3. Los órganos directivos del Sistema en colaboración con los centros de archivo diseñará programas de actividades de dinamización y difusión cultural de los archivos de la Administración de la Generalitat.

[...]

5. Los archivos históricos y los órganos directivos del Sistema fomentarán la protección del Patrimonio Documental Valenciano mediante propuestas de restauración, adquisición, donación o depósito de fondos documentales de interés cultural.»

Dieciocho. Se modifica la disposición adicional primera, que queda con la siguiente redacción:

«Primera. Incidencia presupuestaria

La aplicación y desarrollo de este decreto no podrá tener ninguna incidencia en la dotación de los capítulos de gasto asignados a la consellerias competentes en materia de archivos, y, en todo caso, deberá ser atendido con los medios personales y materiales de dichas consellerias.»

Diecinueve. Se modifica la disposición final primera, que queda con la siguiente redacción:

«Primera. Habilitación para el desarrollo y ejecución del decreto

1. Se faculta a las personas titulares de la consellerias competentes en materia de archivos, para dictar las disposiciones que requiera la ejecución y desarrollo de este decreto, en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 28.c de la Ley del Consell.

2. Asimismo, se les faculta para la modificación de los anexos de este decreto.»

Veinte. Se modifica el apartado 3 del anexo IV, que queda con la siguiente redacción:

«ANEXO IV. Pautas para la identificación y valoración de las series documentales

[...]

3. Valoración de fondos documentales.

La valoración consiste en analizar y determinar los valores primarios y secundarios de las series documentales, fijando los plazos de transferencia, acceso y conservación o eliminación total o parcial. Con la valoración se puede realizar una tría o selección por la que se determina qué series documentales hay que conservar y cuáles hay que eliminar. En la fase de valoración hay que tener en cuenta una serie de criterios que, unidos al análisis de los valores de los documentos, nos dará unas normas para determinar los plazos de transferencia entre los diferentes archivos del Sistema, además de los plazos para su selección o eliminación.

Como metodología principalmente haremos servir las pautas que nos da el Decreto 189/2005, de 2 de diciembre, del Consell de la Generalitat, por el que se regula la Junta Calificadora de Documentos Administrativos y el procedimiento de valoración, conservación y eliminación del patrimonio documental de los archivos públicos. El análisis de los valores se centrará en la identificación de los valores primarios, que nos ayudará a determinar su caducidad administrativa, y en el estudio del desarrollo de los valores secundarios. El valor primario del documento está determinado por el uso inmediato que la propia unidad productora hace de él. El documento nace con un propósito, que puede ser administrativo, fiscal, legal, contable, mientras este propósito exista, es decir acredite unos derechos, exija unas obligaciones, certifique un hecho o comunique una información, el documento estará activo, vigente. Esta vigencia operativa que contiene el documento es lo que determina su valor primario e inmediato.

Los valores primarios o inmediatos del expediente también están determinados por el plazo de conservación que se determine. Este plazo es el tiempo durante el que se concede al interesado la posibilidad de revisar o impugnar un aspecto de la tramitación de un expediente. Igualmente, durante este plazo, el expediente se utiliza de antecedente de otro, y es testigo del ejercicio de las funciones de una unidad de gestión. Así, los valores primarios o inmediatos existen durante el trámite, la vigencia operativa y la guarda precaucional.

El artículo 6 del Decreto 189/2005 indica que en ningún caso se puede autorizar la eliminación de documentos mientras subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas físicas o jurídicas o no hayan transcurrido los plazos que la legislación vigente establezca para su conservación. Los principales valores de estos documentos son los administrativos (lo tienen los documentos que ayudan a los organismos a realizar su trabajo diario y ejercer sus funciones), fiscal (lo tienen los documentos que justifican los fondos que la Administración ha recibido, distribuido, controlado o gastado. La mayor parte de estos documentos corresponden a trámites financieros. Las series de documentos sobre política fiscal y económica pueden tener valor permanente.), legal (lo tienen los documentos que contienen pruebas legales que acreditan los derechos u obligaciones de la Administración y de los particulares).

Por otra parte, están los valores secundarios. Estos valores se refieren a los documentos que han perdido su vigencia administrativa porque se ha cerrado su tramitación. No tienen valor desde el punto de vista administrativo, fiscal o legal, aunque son testimonio de una acción o función. Este valor secundario o de interés para la investigación es lo que supone que ciertos documentos son los que finalmente hay que conservar en los archivos históricos. Algunos criterios pueden ayudarnos a detectar este valor informativo-histórico:

- Singularidad, la información que contiene no se encuentra de manera completa en ningún otro lugar.

- Valor testimonial, da pruebas de la organización, funciones, políticas, decisiones, procedimientos, operaciones u otras actividades del organismo.

- Procedencia, tienen más valor los documentos que proceden de una institución de rango superior dentro de una jerarquía administrativa.

- Contenido, es mejor conservar la misma información de forma resumida que extensa.

El valor informativo se puede considerar con respecto a personas físicas o jurídicas (personalidades destacadas, sumarios de datos referentes para estudios sobre población, sociología o similares, como por ejemplo los censos); cosas (equipamientos, edificios históricos, carreteras...), lugares (como la información cartográfica), fenómenos (catástrofes, elecciones, materias sociales y económicas como la producción industrial).

En ningún caso se podrá destruir la documentación producida por la administración pública valenciana sin que se haya realizado y aprobado la correspondiente tabla de valoración por la Junta Calificadora de Documentos Administrativos y por las sucesivas propuestas de eliminación que también deberán ser aprobadas por la Junta Calificadora de Documentos Administrativos, antes de cualquier destrucción de documentos.

Para consignar toda la información recogida tanto en la fase de identificación como en la de valoración se recomienda utilizar un formulario. Los datos que hay que indicar en este formulario se señalan en el Decreto 189/2005, en su artículo 15, sobre la elaboración de las propuestas de tablas de valoración documental. En la página web del Arxiu de la Generalitat, están disponibles unas instrucciones para la elaboración de las propuestas de tablas de valoración documental, así como el procedimiento que deben seguir las Comisiones de Valoración para presentar dichas propuestas a la Junta.»