Censo de empresarios, profesionales y retenedores

El Censo de empresarios, profesionales y retenedores

El inicio de las actividades económicas origina un conjunto de obligaciones fiscales, entre ellas las de carácter censal. Así, quienes vayan a realizar actividades u operaciones empresariales o profesionales o abonen rendimientos sujetos a retención deben solicitar, antes del inicio, su inscripción en el Censo de empresarios, profesionales y retenedores. Este censo forma parte del Censo de Obligados Tributarios.

El Censo de empresarios, profesionales y retenedores estará formado por la totalidad de las personas o entidades que deban tener un número de identificación fiscal para sus relaciones de naturaleza o con trascendencia tributaria de acuerdo con el artículo 18 del Real Decreto 1065/2007, de 27 de julio (RGAT). 

En particular, formarán parte de él las personas o entidades que desarrollen o vayan a desarrollar en territorio español:

• Actividades empresariales o profesionales. Se entenderá por tales aquellas cuya realización confiera la condición de empresario o profesional, incluidas las agrícolas, forestales, ganaderas o pesqueras. No se incluirán en el Censo de Empresarios, Profesionales y Retenedores quienes efectúen exclusivamente arrendamientos de inmuebles exentos del IVA, conforme al artículo 20.uno.23.º de la LIVA, siempre que su realización no constituya el desarrollo de una actividad empresarial de acuerdo con lo dispuesto en la normativa reguladora del IRPF. Tampoco se incluirán en este censo quienes efectúen entregas a título ocasional de medios de transporte nuevos exentas del IVA en virtud de lo dispuesto en el artículo 25.uno y dos de su ley reguladora, y adquisiciones intracomunitarias de bienes exentas en virtud de lo dispuesto en el artículo 26.tres de la misma norma.
• Abono de rentas sujetas a retención o ingreso a cuenta. 
• Adquisiciones intracomunitarias de bienes sujetas al IVA efectuadas por quienes no actúen como empresarios o profesionales.
• También se integrarán en este censo, las personas o entidades no residentes en España de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 6 de la LIRNR, que operen en territorio español mediante establecimiento permanente o satisfagan en dicho territorio rentas sujetas a retención o ingreso a cuenta, y las entidades a las que se refiere el párrafo c) del artículo 5 de la citada Ley (entidades en atribución de rentas constituidas en el extranjero con presencia en territorio español).
• De igual forma, quedarán integradas en este censo las personas o entidades no establecidas en territorio español cuando sean contribuyentes del Impuesto sobre Determinados Servicios Digitales, así como las personas o entidades no establecidas en el territorio de aplicación del IVA cuando sean sujetos pasivos de dicho impuesto.
• Asimismo, formarán parte de este censo las personas o entidades que no cumplan ninguno de los requisitos anteriores, pero sean socios, herederos, comuneros o partícipes de entidades en régimen de atribución de rentas que desarrollen actividades empresariales o profesionales y tengan obligaciones tributarias derivadas de su condición de miembros de tales entidades.

Además de los datos que deben incluirse en el Censo de Obligados Tributarios, deberá añadirse la información que resulte relevante para la gestión de los tributos que gravan las actividades desarrolladas por estos obligados tributarios. Por tanto, de cada persona o entidad, constarán tres tipos de datos complementarios:

• Declaraciones o autoliquidaciones que el obligado tributario debe presentar periódicamente. 
• Situación tributaria del obligado tributario. Este apartado incluye las especificidades en la tributación de IRPF o IS, en IVA; la posible inclusión en los registros de grandes empresas, de operadores intracomunitarios o de devolución mensual, de extractores de depósitos fiscales; la clasificación de la actividad económica con arreglo al epígrafe del IAE en tanto no se produzca la modificación de lo dispuesto en la disposición adicional quinta de la Ley 58/2003 General Tributaria (ver DT 4ª RGAT), de cada una de las actividades económicas desarrolladas, y los datos de localización de esas actividades.
• Teléfono, dirección de correo electrónico y dirección de internet.
• Además, se comunicarán y mantendrán en este censo los datos censales complementarios exigidos reglamentariamente para entidades residentes y extranjeras.

Declaración de alta en el censo

La declaración censal de alta en el Censo de empresarios, profesionales y retenedores contendrá, al menos, la siguiente información:

• El nombre y apellidos o razón social del declarante.
• El NIF si se trata de una persona física que lo tenga atribuido. Si se trata de personas jurídicas o entidades del art. 35.4 de LGT , la declaración de alta servirá para solicitar este número, para lo cual deberán aportar la documentación que se establezca reglamentariamente y completar el resto de la información que se relaciona en este apartado. De igual forma procederán las personas físicas sin número de identificación fiscal que resulten obligadas a la presentación de la declaración censal de alta, porque vayan a realizar actividades económicas o vayan a satisfacer rendimientos sujetos a retención.

• El domicilio fiscal, y su domicilio social, cuando sea distinto de aquél.

• La relación de establecimientos y locales en los que vaya a desarrollar actividades económicas, con identificación de la comunidad autónoma, provincia, municipio, y dirección completa de cada uno de ellos.

• La clasificación de las actividades económicas que vaya a desarrollar según la codificación de actividades establecida a efectos del Impuesto sobre Actividades Económicas.

• El ámbito territorial en el que vaya a desarrollar sus actividades económicas, distinguiendo si se trata de ámbito nacional, de la Unión Europea o internacional.

• La condición de persona o entidad residente o no residente. En este último caso, se especificará si cuenta o no con establecimientos permanentes, identificándose todos ellos, con independencia de que éstos deban darse de alta individualmente. Si se trata de un establecimiento permanente, en la declaración de alta se identificará la persona o entidad no residente de la que dependa, así como el resto de los establecimientos permanentes de dicha persona o entidad que se hayan dado de alta en el Censo de empresarios, profesionales y retenedores.

• El régimen de tributación en el IS, en el IRPF o en el IRNR, según corresponda, con mención expresa de los regímenes y modalidades de tributación que le resulten de aplicación y los pagos a cuenta que le incumban.

• El régimen de tributación en el IVA, con referencia a las obligaciones periódicas derivadas de dicho impuesto que le correspondan y el plazo previsto para el inicio de la actividad, distinguiendo el previsto para el inicio de las adquisiciones e importaciones de bienes y servicios del previsto para las entregas de bienes y prestaciones de servicios que constituyen el objeto de su actividad, en el caso de que uno y otro sean diferentes.

• En el caso en que se trate de entidades en constitución, la declaración de alta contendrá, al menos, los datos identificativos y domicilio completo de las personas o entidades que promuevan su constitución.

Según el artículo 9 del Real Decreto 1065/2007, de 27 de julio, la declaración de alta en el Censo de empresarios, profesionales y retenedores servirá para los siguientes fines:

• Solicitar la asignación del NIF provisional o definitivo. La asignación del NIF supone la inclusión automática en el Censo de la persona o entidad de que se trate.
• Comunicar el régimen general o especial aplicable en el IVA.
• Renunciar al método de estimación objetiva y a la modalidad simplificada del método de estimación directa en el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas o a los regímenes especiales simplificado, y de la agricultura, ganadería y pesca del Impuesto sobre el Valor Añadido.
• Indicar, a efectos del IVA, si el inicio de la realización habitual de las entregas de bienes o prestaciones de servicios que constituyen el objeto de la actividad será posterior al comienzo de la adquisición o importación de bienes o servicios destinados al desarrollo de la actividad empresarial o profesional.
• Proponer a la AEAT el porcentaje provisional de la deducción de las cuotas soportadas o satisfechas con anterioridad al inicio de la realización de entregas de bienes o prestaciones de servicios.
• Optar por la determinación de la base imponible mediante el margen de beneficio global en el régimen especial de los bienes usados, objetos de arte, antigüedades y objetos de colección a que se refiere el apartado dos del artículo 137 de la LIVA.
• Solicitar la inclusión en el Registro de operadores intracomunitarios.
• Optar por la no sujeción al IVA de las entregas de bienes a que se refiere el artículo 68.Cuatro de la ley de dicho impuesto, en relación con lo previsto en el artículo 73 de esa ley.
• Comunicar la sujeción al IVA de las entregas de bienes a que se refieren el artículo 68.Tres.a) y cinco de la LIVA, siempre que el declarante no se encuentre ya registrado en el censo.
• Optar por la aplicación de la regla de prorrata especial en el IVA, prevista en el artículo 103.dos.1.º de la LIVA.
• Optar por la determinación del pago fraccionado del Impuesto sobre Sociedades, de acuerdo con la modalidad prevista en el artículo 40.3 de la LIS.
• Comunicar el periodo de liquidación de las autoliquidaciones de retenciones e ingresos a cuenta del IRPF, del IRNR y del IS, en atención a la cuantía de su último presupuesto aprobado cuando se trate de retenedores u obligados a ingresar a cuenta que tengan la consideración de Administraciones públicas, incluida la Seguridad Social.
• Optar por la aplicación del régimen general previsto para los establecimientos permanentes, en los términos del artículo 18.5.b) de la LIRNR, para aquellos establecimientos permanentes cuya actividad en territorio español consista en obras de construcción, instalación o montaje cuya duración exceda de seis meses, actividades o explotaciones económicas de temporada o estacionales, o actividades de exploración de recursos naturales.
• Optar por el régimen fiscal especial previsto en el título II de la Ley 49/2002, de 23 de diciembre, de régimen fiscal de las entidades sin fines lucrativos y de los incentivos fiscales al mecenazgo.
• Comunicar aquellos otros hechos y circunstancias de carácter censal previstos en la normativa tributaria o que determine el Ministro de Economía y Hacienda.
• Comunicar la condición de empresario o profesional revendedor de los bienes a que se refiere el artículo 84.Uno.2.ºg) de la LIVA.
• Optar por la aplicación del diferimiento del ingreso de las cuotas de IVA en las operaciones de importación liquidadas por la aduana, a que se refiere el artículo 167.Dos de la LIVA.
• Optar por la llevanza de los libros registro del IVA a través de la sede electrónica de la Agencia Estatal de Administración Tributaria de acuerdo con lo previsto en el artículo 62.6 del RIVA.
• Comunicar la opción por el cumplimiento de la obligación de expedir factura por los destinatarios de las operaciones o por terceros, en los términos del artículo 5.1 del Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, en el caso de las personas y entidades a que se refiere el artículo 62.6 del RIVA.
• Optar por la no sujeción al IVA de las prestaciones de servicios a que se refiere el artículo 70.Uno.8.º de la LIVA, en relación con lo previsto en el artículo 73 de esa ley.
• Comunicar la sujeción al IVA de las prestaciones de servicios a que se refiere el artículo 70.Uno.4.ºa) de la LIVA, siempre que el declarante no se encuentre ya registrado en el censo.
• Comunicar la condición de contribuyente del Impuesto sobre Determinados Servicios Digitales a que se refiere el artículo 8 de la Ley 4/2020, de 15 de octubre, del Impuesto sobre Determinados Servicios Digitales.
• Solicitar la inclusión en el Registro de extractores de depósitos fiscales de productos incluidos en los ámbitos objetivos de los Impuestos sobre el Alcohol y Bebidas Derivadas o sobre Hidrocarburos en los términos previstos en el artículo 3.7 de este reglamento [la previsión de este punto, contenida en la letra v) del precepto, fue incorporada por el Real Decreto 249/2023, de 4 de abril, con entrada en vigor el 25 de abril de 2023].

Esta declaración deberá presentarse, según los casos, con anterioridad al inicio de las correspondientes actividades, a la realización de las operaciones, al nacimiento de la obligación de retener o ingresar a cuenta sobre las rentas que se satisfagan, abonen o adeuden o a la concurrencia de las circunstancias indicadas. A estos efectos, se entenderá producido el comienzo de una actividad empresarial o profesional desde el momento que se realicen cualesquiera entregas, prestaciones o adquisiciones de bienes o servicios, se efectúen cobros o pagos o se contrate personal laboral, con la finalidad de intervenir en la producción o distribución de bienes o servicios.

Declaración de modificación en el censo

La declaración censal de modificación contendrá cualquier variación que afecte a los datos consignados en la declaración de alta o en cualquier otra declaración de modificación anterior, en los términos que se establezcan reglamentariamente.

El artículo 10.2 del Real Decreto 1065/2007, de 27 de julio, establece que esta declaración censal de modificación servirá para:

• Comunicar el cambio de domicilio fiscal, de acuerdo con lo previsto en el artículo 48.3 de la LGT, por las personas jurídicas y demás entidades, así como por las personas físicas incluidas en el Censo de empresarios, profesionales y retenedores.
• Comunicar la variación de cualquiera de los datos y situaciones tributarias recogidas en los artículos 4 a 9 del RGAT, ambos inclusive.
• Comunicar el inicio de la realización habitual de las entregas de bienes o prestaciones de servicios correspondientes a actividades empresariales o profesionales, cuando la declaración de alta se hubiese formulado indicando que el inicio de la realización de dichas entregas de bienes o prestaciones de servicios se produciría con posterioridad al comienzo de la adquisición o importación de bienes o servicios destinados a la actividad. Asimismo, la declaración de modificación servirá para comunicar el comienzo de la realización habitual de las entregas de bienes o prestaciones de servicios correspondientes a una nueva actividad constitutiva de un sector diferenciado a efectos del IVA, cuando se haya presentado previamente una declaración censal mediante la que se comunique que el inicio de la realización de las entregas de bienes y prestaciones de servicios en desarrollo de dicha nueva actividad se produciría con posterioridad al comienzo de la adquisición o importación de bienes o servicios destinados a aquella.
• Optar por la determinación de la base imponible mediante el margen de beneficio global en el régimen especial de los bienes usados, objetos de arte, antigüedades y objetos de colección a que se refiere el apartado dos del artículo 137 de la LIVA.
• Solicitar la inclusión en el Registro de operadores intracomunitarios cuando se vayan a producir, una vez presentada la declaración censal de alta, las circunstancias que lo requieran previstas en el artículo 3.3 del RGAT. Los sujetos pasivos del IVA que cesen en el desarrollo de las actividades sujetas al mismo sin que ello determine su baja en el Censo de empresarios, profesionales y retenedores, y las personas o entidades que durante los 12 meses anteriores no hayan realizado entregas o adquisiciones intracomunitarias de bienes sujetas al IVA o no hayan prestado o sido destinatarios de las prestaciones de servicios a que se refieren los párrafos c) y d) del artículo 3.3 del RGAT, deberán presentar, asimismo, una declaración censal de modificación solicitando la baja en el Registro de operadores intracomunitarios.
• Optar por la no sujeción al IVA de las entregas de bienes a que se refiere el artículo 68.Cuatro de la LIVA, en relación con lo previsto en el artículo 73 de esa ley.
• Comunicar la sujeción al IVA de las entregas a que se refieren el artículo 68.Tres.a) y cinco de la LIVA.
• Revocar las opciones o modificar las solicitudes a que se refieren los párrafos d), e), f), p), q), r) y t) de este apartado y los párrafos f), h), q), r), s) y v) del artículo 9.3 del RGAT, así como la comunicación de los cambios de las situaciones a que se refieren los párrafos g) y s) de este apartado y los párrafos i), o) y t) del artículo 9.3 del RGAT [la previsión de este punto, contenida en la letra h) del precepto, fue modificada por el Real Decreto 249/2023, de 4 de abril, con entrada en vigor el 25 de abril de 2023, quedando según lo expuesto].
• Comunicar la adquisición o pérdida de la condición de contribuyente del Impuesto sobre Determinados Servicios Digitales a que se refiere el artículo 8 de la Ley 4/2020, de 15 de octubre, del Impuesto sobre Determinados Servicios Digitales.
• En el caso de aquellos que, teniendo ya la condición de empresarios o profesionales por venir realizando actividades de tal naturaleza, inicien una nueva actividad empresarial o profesional constituya o no, a efectos del IVA, un sector diferenciado respecto de las actividades que venían desarrollando con anterioridad, y se encuentren en cualesquiera de las circunstancias que se indican a continuación, para comunicar a la Administración su concurrencia:
• Que ejercen la opción por la regla de prorrata especial prevista en el artículo 103.dos.1.º de la LIVA.
• Que en los casos de inicio de actividad que constituya un sector diferenciado, el comienzo de la realización habitual de las entregas de bienes o prestaciones de servicios correspondientes a la nueva actividad se producirá con posterioridad al comienzo de la adquisición o importación de bienes o servicios destinados a su desarrollo y resulte aplicable el régimen de deducción previsto en los artículos 111, 112 y 113 de la LIVA. En este caso, la declaración contendrá también la propuesta del porcentaje provisional de deducción a que se refiere el citado artículo 111.dos de dicha ley.
• Solicitar la inclusión en el Registro de devolución mensual a que se refiere el artículo 30 del RIVA, así como la baja en dicho registro [la previsión de este punto, contenida en la letra k) del precepto, fue modificada por el Real Decreto 249/2023, de 4 de abril, con entrada en vigor el 25 de abril de 2023, quedando según lo expuesto].
• Comunicar a la Administración tributaria el cambio de periodo de liquidación en el Impuesto sobre el Valor Añadido y a efectos de las autoliquidaciones de retenciones e ingresos a cuenta del IRPF, IRNR y del IS por estar incluidos en el Registro de grandes empresas regulado en el artículo 3 del RGAT, o en atención a la cuantía de su último presupuesto aprobado cuando se trate de retenedores u obligados a ingresar a cuenta que tengan la consideración de Administraciones públicas, incluida la Seguridad Social.
• Optar o renunciar a la opción para determinar el pago fraccionado del IS, de acuerdo con la modalidad prevista en el artículo 40.3 de la LIS.
• Renunciar a la aplicación del régimen de consolidación fiscal en el caso de los grupos fiscales que hayan ejercitado esta opción.
• Optar o renunciar al régimen fiscal especial previsto en el título II de la Ley 49/2002, de 23 de diciembre, de régimen fiscal de las entidades sin fines lucrativos y de los incentivos fiscales al mecenazgo.
• Solicitar la rectificación de datos personales a que se refiere el artículo 2.5 del RGAT.
• Optar por la llevanza de los libros registro del IVA a través de la sede electrónica de la Agencia Estatal de Administración Tributaria de acuerdo con lo previsto en el artículo 62.6 del RIVA.
• Comunicar la opción del cumplimiento de la obligación de expedir factura por los destinatarios de las operaciones o por terceros, en los términos del artículo 5.1 del Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, en el caso de las personas y entidades a que se refiere el artículo 62.6 del RIVA.
• Optar por la no sujeción al IVA de las prestaciones de servicios a que se refiere el artículo 70.uno.8.º de la LIVA en relación con lo previsto en el artículo 73 de esa ley.
• Comunicar la sujeción al IVA de las prestaciones de servicios a que se refiere el artículo 70.Uno.4.º.a) de la LIVA, siempre que el declarante no se encuentre ya registrado en el censo.
• Solicitar la inclusión en el Registro de extractores de depósitos fiscales de productos incluidos en los ámbitos objetivos de los Impuestos sobre el Alcohol y Bebidas Derivadas o sobre Hidrocarburos cuando se vayan a producir, una vez presentada la declaración censal de alta, las circunstancias que lo requieran, así como la baja en dicho registro, en los términos previstos en el artículo 3.7 del RGAT [la previsión de este punto, contenida en la letra t) del precepto, fue incorporada por el Real Decreto 249/2023, de 4 de abril, con entrada en vigor el 25 de abril de 2023].
• Solicitar la rehabilitación del número de identificación fiscal en los términos dispuestos en el apartado 8 del artículo 147 del RGAT. La previsión de este punto, contenida en la letra u) del precepto, fue incorporada por el Real Decreto 117/2024, de 30 de enero, con entrada en vigor el 1 de febrero de 2024; aunque con la puntualización de que las primeras declaraciones relativas a la solicitud de rehabilitación del NIF a que se refiere este apartado se deberán presentar a partir de la entrada en vigor de la orden ministerial que apruebe los correspondientes modelos de declaración.

• Comunicar otros hechos y circunstancias de carácter censal previstos en las normas tributarias o que determine la persona titular del Ministerio de Hacienda.

Esta declaración no será necesaria cuando la modificación de uno de los datos que figuren en el censo se haya producido por iniciativa de un órgano de la AEAT.

La declaración deberá presentarse en el plazo de un mes desde que se hayan producido los hechos que determinan su presentación, salvo en los casos que indica el artículo 10.4 del RGAT (por ejemplo, en los supuestos en que la normativa propia de cada tributo o la del régimen fiscal aplicable establezca plazos específicos, la declaración se presentará de conformidad con estos; o cuando el Ministro de Economía y Hacienda establezca un plazo especial atendiendo a las circunstancias que concurran en cada caso).

Declaración de baja en el censo

La declaración censal de baja se presentará cuando se produzca el cese efectivo en todas las actividades señalada en la DA 5ª de la LGT, de acuerdo con lo que se disponga reglamentariamente.

El artículo 11 del Real Decreto 1065/2007, de 27 de julio, dispone que quienes cese en el desarrollo de todo tipo de actividades empresariales o profesionales o, no teniendo la condición de empresarios o profesionales, dejen de satisfacer rendimientos sujetos a retención o ingreso a cuenta deberán presentar la correspondiente declaración mediante la que comuniquen a la Administración tributaria tal circunstancia a efectos de su baja en el Censo de empresarios, profesionales y retenedores. Asimismo, las personas jurídicas que no desarrollen actividades empresariales o profesionales deberán presentar esta declaración a efectos de su baja en el Registro de operadores intracomunitarios cuando sus adquisiciones intracomunitarias de bienes deban resultar no sujetas de acuerdo con el artículo 14 de la LIVA.

La declaración de baja deberá presentarse en el plazo de un mes desde que que se cumplan las anteriores circunstancias, sin perjuicio de que la persona o entidad que vaya a darse de baja deba presentar las declaraciones y cumplir las obligaciones tributarias que le incumban y sin que a estos efectos deba darse de alta en el censo. En los supuestos mencionados en los artículos 39 y 40 de la LGT, se informará de los datos relativos a la identificación de los sucesores en la declaración de baja.

Cuando una sociedad o entidad se disuelva, la declaración de baja deberá ser presentada en el plazo de un mes desde que se haya realizado, en su caso, la cancelación efectiva de los correspondientes asientos en el registro mercantil. Si no constaran dichos asientos, la Administración tributaria pondrá en conocimiento del registro mercantil la solicitud de baja para que este extienda una nota marginal en la hoja registral de la entidad; en lo sucesivo, el registro comunicará a la Administración tributaria cualquier acto relativo a dicha entidad que se presente a inscripción. Igualmente, cuando le constaran a la Administración tributaria datos suficientes sobre el cese de la actividad de una entidad, lo pondrá en conocimiento del registro mercantil, para que este, de oficio, proceda a extender una nota marginal con los mismos efectos.

En el caso de fallecimiento del obligado tributario, los herederos deberán presentar la declaración de baja correspondiente en el plazo de seis meses desde el fallecimiento. Igualmente quedarán obligados a comunicar en el mismo plazo la modificación de la titularidad de cuantos derechos y obligaciones con trascendencia tributaria permanecieran vigentes con terceros y a presentar, en su caso, la declaración o declaraciones de alta que sean procedentes.

Modelos de declaración

Los modelos de declaración que se han de utilizar a estos efectos fueron aprobados por medio de la Orden EHA/1274/2007, de 26 de abril:

• Modelo 036, de declaración censal de alta, modificación y baja en el Censo de empresarios, profesionales y retenedores.

• Modelo 037, de declaración censal simplificada de alta, modificación y baja en el Censo de empresarios, profesionales y retenedores.