Caso práctico: Diferencias entre el pago delegado y el pago directo del subsidio por incapacidad temporal

PLANTEAMIENTO

Una empresa tiene a una persona trabajadora en situación de incapacidad temporal y surgen dudas sobre quién debe abonar el subsidio en cada momento del proceso, si la propia empresa mediante pago delegado o la entidad gestora o colaboradora mediante pago directo.

La cuestión se intensifica cuando concurren supuestos como la extinción de la relación laboral, el incumplimiento empresarial del pago delegado, las bajas de larga duración que superan los 365 días, o el agotamiento del plazo máximo de 545 días de incapacidad temporal.

También se plantea si la cuantía del subsidio cambia al pasar de una modalidad de pago a otra y cuáles son las consecuencias jurídicas y prácticas de cada sistema conforme a la normativa vigente.

• ¿Qué diferencias existen actualmente entre el pago delegado y el pago directo del subsidio por incapacidad temporal, en qué supuestos procede cada uno y cuándo se produce el cambio de un sistema a otro?

RESPUESTA

Sí existen diferencias relevantes entre el pago delegado y el pago directo del subsidio por incapacidad temporal, tanto en cuanto al sujeto pagador como en los supuestos de aplicación y en el momento en que procede cada modalidad.

El pago delegado forma parte de la colaboración obligatoria de la empresa en la gestión de la Seguridad Social. Conforme al artículo 102.1.b) y 102.2 de la LGSS, la empresa abona al trabajador, en la misma forma y periodicidad que el salario, la prestación económica de incapacidad temporal a cargo de la entidad gestora o de la mutua, compensando después su importe en la liquidación de cuotas. Se trata, por tanto, de un sistema en el que la empresa adelanta materialmente el subsidio, aunque la responsabilidad prestacional corresponda al INSS o a la mutua.

Por el contrario, en el pago directo el subsidio lo abona directamente la entidad responsable de la prestación, normalmente el INSS o la mutua colaboradora con la Seguridad Social, sin intervención anticipadora de la empresa. Esta modalidad procede en los supuestos legal o reglamentariamente previstos y también cuando cesa o no resulta aplicable la colaboración obligatoria empresarial.

La diferencia práctica esencial, por tanto, radica en quién efectúa el pago material al trabajador:

• En el pago delegado, la empresa.
• En el pago directo, el INSS o la mutua.

Desde el punto de vista normativo, la principal novedad vigente deriva de la modificación introducida por el Real Decreto-ley 2/2023, de 16 de marzo, sobre el artículo 170.2 de la LGSS. Desde el 17 de mayo de 2023, cuando la incapacidad temporal supera los 365 días, ya no se produce automáticamente el paso al pago directo por el INSS. La empresa mantiene el pago delegado hasta alguno de los siguientes hitos:

• La notificación del alta médica por curación, mejoría o incomparecencia injustificada a reconocimiento médico.
• El último día del mes en que el INSS expida alta médica con propuesta de incapacidad permanente.
• El cumplimiento del período máximo de 545 días, momento en el que finaliza en todo caso el pago delegado.

Así lo establece el artículo 170.2 de la LGSS, al disponer que, agotados los 365 días, la colaboración obligatoria en el pago de la prestación se mantiene hasta esos límites. A su vez, el artículo 174.5 de la LGSS prevé la situación de prolongación de efectos económicos de la incapacidad temporal tras el agotamiento de los 545 días, hasta la notificación de la resolución sobre incapacidad permanente, supuesto en el que el abono ya no corresponde a la empresa por pago delegado, sino a la entidad gestora en pago directo.

En consecuencia, la regulación actual puede resumirse así:

1. Supuestos típicos de pago delegado

Procede mientras subsista la obligación empresarial de colaboración en la gestión y la relación laboral continúe vigente. La empresa paga el subsidio y compensa su importe en la cotización, conforme al artículo 29.5 de la LGSS, que permite compensar el crédito por prestaciones abonadas en régimen de pago delegado con la deuda por cuotas del mismo período de liquidación, siempre que se cumplan las obligaciones de liquidación en plazo.

También, tras la reforma de 2023, se mantiene el pago delegado en bajas superiores a 365 días hasta los límites indicados en el artículo 170.2 de la LGSS.

2. Supuestos típicos de pago directo

Procede, entre otros casos, cuando:

• La empresa incumple su obligación de pago delegado (arts. 102.1, 174 y 170 de la LGSS): cuando la empresa incumple la obligación de pago delegado, la entidad gestora o colaboradora asume el pago en forma directa, sin perjuicio de reclamar posteriormente a la empresa responsable.
• Se extingue la relación laboral durante la incapacidad temporal (art. 283.1 de la LGSS) : si la relación laboral se extingue durante la incapacidad temporal, el trabajador pasa a percibir la prestación directamente de la entidad gestora, cesando la obligación empresarial de efectuar el pago delegado.
• La empresa, en determinados supuestos reglamentarios, queda eximida de la colaboración obligatoria. Por ejemplo, empresas con escaso número de trabajadores; art. 102.1 de la LGSS y normas de desarrollo, que permiten eximir a la empresa de la colaboración obligatoria y que la entidad gestora asuma el pago directo desde el inicio.
• Se alcanza el tope de 545 días de incapacidad temporal y se entra, en su caso, en prolongación de efectos económicos conforme al artículo 174.5 de la LGSS: «cuando la extinción [de la IT] se produjera por alta médica con propuesta de incapacidad permanente, o por el transcurso de los quinientos cuarenta y cinco días naturales, el trabajador estará en la situación de prolongación de efectos económicos (...) el abono ya no corresponde a la empresa por pago delegado, sino a la entidad gestora en pago directo».
• Concurren otros supuestos específicos de abono directo por la entidad gestora o colaboradora. Ejemplo: trabajadores del mar en determinadas situaciones, colectivos excluidos del pago delegado, supuestos derivados de convenios internacionales, etc.

Desde una perspectiva práctica, cuando el contrato se extingue durante la situación de incapacidad temporal, cesa la obligación empresarial de pago delegado y el trabajador pasa a percibir la prestación en pago directo por la entidad responsable.

3. ¿Cambia la cuantía al pasar de pago delegado a pago directo?

No importa quién pague la prestación. La cantidad es igual, sea la empresa (pago delegado) o la mutua/Seguridad Social (pago directo).

• La cuantía del subsidio por IT se determina en función de la base reguladora y se fija en los términos del artículo 171 del Real Decreto Legislativo 8/2015 (LGSS), según la causa y características de la IT, en los mismos porcentajes, tanto si el pago lo realiza la empresa en régimen de pago delegado como si lo hace directamente la entidad gestora o la mutua colaboradora.
• El artículo 173 de la LGSS establece las reglas para el nacimiento, duración y pago del subsidio, pero no regula una cuantía diferente en función del organismo pagador.

La base reguladora y los porcentajes aplicables se mantienen invariables en ambos casos. Lo que cambia es el sujeto que efectúa el pago, pero no la cuantía a percibir ni los requisitos legales para el reconocimiento del derecho.

4. Consecuencias del incumplimiento empresarial del pago delegado

El incumplimiento de la empresa puede tener consecuencias administrativas y prestacionales. El artículo 22.4 de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social tipifica como infracción grave «incumplir las obligaciones económicas derivadas de su colaboración obligatoria en la gestión de la Seguridad Social», con la sanción prevista en el artículo 40.1.b) de la LISOS.

Además, desde el plano recaudatorio, el artículo 29.5 de la LGSS es claro: fuera de los supuestos en que proceda la compensación en plazo, los sujetos responsables no pueden compensar unilateralmente prestaciones satisfechas en pago delegado con el importe de las cuotas. Si la empresa deduce cotizaciones sin haber abonado realmente el subsidio, la deducción es indebida.

En este punto sigue siendo relevante la doctrina jurisprudencial clásica sobre la distribución de responsabilidades en caso de incumplimiento del pago delegado.

La STS, rec. 2661/2001, de 26 de junio de 2002, ECLI:ES:TS:2002:9071 y la STS, rec. 223/2002, de 30 de septiembre, ECLI:ES:TS:2002:6333, analizaron supuestos en los que la empresa no abonó el subsidio de incapacidad temporal derivado de accidente de trabajo pero sí dedujo su importe de las cuotas, concluyendo que la entidad aseguradora debía responder frente al trabajador, sin perjuicio de repetir contra quien practicó indebidamente la deducción.

En el mismo sentido, la STSJ del País Vasco, rec. 1693/2005, de 15 de noviembre de 2005, ECLI:ES:TSJPV:2005:4374, recuerda la doctrina de esas sentencias del Tribunal Supremo y destaca que la empresa actúa en pago delegado como colaboradora obligatoria, con derecho al resarcimiento solo si realmente ha anticipado la prestación.

5. Criterios jurisprudenciales relevantes sobre responsabilidad en el pago

Cuando el problema no es la modalidad de abono, sino la atribución de responsabilidad prestacional, la jurisprudencia distingue según la contingencia y el incumplimiento empresarial.

La STS n.º 1075/2010, de 8 de marzo de 2011, ECLI:ES:TS:2011:1630, declaró la responsabilidad de la empresa, y no del INSS, en el pago de la prestación de incapacidad temporal derivada de enfermedad común cuando existía infracotización en el mes anterior al inicio del proceso, aunque la diferencia cotizatoria se hubiera ingresado después. El Tribunal Supremo responsabiliza directamente al empresario incumplidor, sin perjuicio del anticipo por la entidad gestora en los supuestos legalmente procedentes.

6. Relevancia de la contingencia y de su posterior recalificación

También debe diferenciarse la obligación empresarial de pagar conforme a los partes médicos vigentes de la eventual recalificación posterior de la contingencia.

La STSJ de Madrid n.º 349/2006, de 3 de mayo de 2006, ECLI:ES:TSJM:2006:3485, razona que la empresa que actuó en pago delegado conforme a la calificación inicialmente reflejada en los partes médicos no responde por la posterior determinación de una contingencia distinta, al no corresponderle la función de fijar la causa de la baja médica.

A modo de conclusión podemos establecer:

El pago delegado es la regla general mientras la relación laboral subsiste y la empresa mantiene su obligación de colaboración, incluso tras los 365 días de baja desde el 17 de mayo de 2023, hasta el alta, la propuesta de incapacidad permanente o el cumplimiento de 545 días.

El pago directo procede cuando cesa esa colaboración obligatoria o cuando la ley lo impone, singularmente por extinción del contrato, incumplimiento empresarial o agotamiento del plazo máximo de 545 días con prolongación de efectos económicos.

La cuantía del subsidio no cambia por pasar de una modalidad a otra. Lo decisivo es identificar correctamente quién debe pagar en cada fase del proceso y si la empresa puede o no compensar las cantidades abonadas en la cotización. Si la empresa incumple el pago delegado, puede incurrir en infracción administrativa y en responsabilidad económica, sin perjuicio del anticipo o abono directo que corresponda al INSS o a la mutua conforme a la normativa y a la jurisprudencia aplicable.