La factura electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales: claves básicas del nuevo sistema

Sin duda, se avecinan curvas en lo que a la facturación se refiere. En los próximos meses y/o años se implementarán dos grandes novedades que cambiarán para siempre la manera en la que empresas y autónomos emiten sus facturas: Veri*Factu y la factura electrónica obligatoria business to business (B2B).

• El Reglamento Veri*Factu es ya para la mayoría un viejo conocido, a pesar de que no sea obligatorio hasta 2027. Afecta a los sistemas o programas informáticos que se utilizan para emitir las facturas, sean del tipo que sean, estableciendo una serie de requisitos para evitar que se alteren los registros de facturación. No altera las obligaciones de facturación, es decir, si hay que emitir factura o no. Sin embargo, sí introduce ciertos requisitos específicos para las facturas que se emitan con sistemas informáticos de facturación adaptados a Veri*Factu: tendrán que llevar un QR, que podrá ser sustituido por el contenido que dicho QR representa en las facturas electrónicas; y, en el caso de que se emitan a través de un sistema que remita los registros de facturación a la AEAT, también deberán incorporar la frase «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» o «VERI*FACTU». 

Las empresas y autónomos que facturen utilizando sistemas informáticos de facturación (incluidos los que usen excel en ciertos casos, aquí lo explicamos) y queden dentro del ámbito de Veri*Factu, deberán tener operativos los sistemas informáticos adaptados a esta normativa:

• • Antes del 1 de enero de 2027, en el caso de contribuyentes del IS.
  • Antes del 1 de julio de 2027, para el resto de los obligados del art. 3.1 del Reglamento Veri*Factu ( autónomos o contribuyentes del IRPF que desarrollen actividades económicas, contribuyentes del IRNR que obtengan rentas mediante establecimiento permanente y entidades en régimen de atribución de rentas que desarrollen actividades económicas, sin perjuicio de la atribución de rendimientos que corresponda efectuar a sus miembros).
• La factura electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales, aunque tiene su origen en la Ley 18/2022, de 28 de septiembre, se encuentra en boca de todos en los últimos días, después de que se haya aprobado y publicado en el BOE su reglamento de desarrollo: el Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo. A pesar de ello, su implementación práctica no será inmediata y se producirá, según los casos, uno o dos años después de que se apruebe la orden ministerial de desarrollo de determinados aspectos técnicos, que todavía está pendiente. 

Sobre Veri*Factu ya hemos escrito varios artículos, así que en esta ocación profundizaremos sobre esta segunda novedad a través de 7 preguntas y respuestas clave.

El nuevo sistema de factura electrónica obligatoria B2B en 7 preguntas y respuestas

1. ¿A quién afecta esta «nueva factura electrónica obligatoria»?

Esta nueva obligación afecta a las relaciones comerciales entre empresarios y profesionales. Los empresarios y profesionales que tengan que facturar por las operaciones realizadas en el marco de su actividad deberán hacerlo en formato electrónico cuando el destinatario de la operación sea un empresario o profesional que tenga en España la sede de su actividad económica, un establecimiento permanente o, en su defecto, su domicilio o residencia habitual; siempre que se trate de operaciones que tengan por destinatarios a dicha sede, establecimiento permanente, domicilio o residencia habitual.

La obligación también se extiende a los supuestos en los que la factura se expida por el destinatario de la operación o por terceros.

Ahora bien, y como excepción, se excluyen de la obligación de expedir, transmitir y entregar factura en formato electrónico:

• Las operaciones que se documenten a través de facturas simplificadas, salvo que se trate de facturas simplificadas cualificadas (del artículo 7.2 del Reglamento de facturación).
• Aquellas otras operaciones que puedan excluirse por orden ministerial, cuando sea necesario para el buen funcionamiento económico del sector concernido. Como regla general, estas exclusiones tendrán carácter temporal y vendrán motivadas por la circunstancia de que el sector económico concernido muestre en su conjunto una dificultad relevante de adaptación a la nueva obligación que distorsione gravemente su funcionamiento regular. Las exclusiones definitivas solo podrán adoptarse cuando esté demostrado, adicionalmente, que no existen problemas de plazos de pago prolongados o abusivos en el sector concernido.

A TENER EN CUENTA. Las previsiones del RD 238/2026, de 25 de marzo, no se aplicarán, según su D.A. 2.ª: a las actividades reguladas desarrolladas por el operador del mercado eléctrico; las funciones realizadas por el operador del mercado organizado de gas (tampoco a su sociedad filial encargada de la operación del mercado de futuros de gas); ni a las operaciones documentadas con factura electrónica en el marco de las cámaras de compensación y liquidación de pagos reguladas por la Asociación Internacional de Transporte Aéreo (IATA), cuando el pago de dichas facturas se ha liquidado mediante una de esas plataformas de acuerdo con sus calendarios.

2. ¿Cuándo se aplicará la factura electrónica obligatoria B2B?

Aunque el RD 238/2026, de 25 de marzo, que regula este sistema de facturación electrónica obligatoria, entrará en vigor el 20 de abril de 2026, su aplicación efectiva no será inmediata. Se aplicará en los siguientes plazos, contados desde la entrada en vigor de la orden ministerial de desarrollo:

• 12 meses después, para los empresarios y profesionales cuyo volumen de operaciones haya excedido de 8 millones de euros durante el año natural inmediato anterior.
• 24 meses después, para el resto de los empresarios y profesionales.

A TENER EN CUENTA. Eso sí, los empresarios y profesionales con un volumen de facturación superior a ocho millones, durante los 12 meses siguientes a la fecha en que la norma les resulte de aplicación, deberán acompañar las facturas electrónicas que emitan con un documento en formato PDF que garantice su legibilidad, salvo cuando el destinatario de las facturas electrónicas acepte voluntaria y expresamente recibirlas en su formato original (D.T. 2.ª del RD 238/2026, de 25 de marzo) .

Por otra parte, lo dispuesto en los artículos 6, 8, 9 y 13 del RD 238/2026, de 25 de marzo, en lo relativo a la obligación de las plataformas privadas de intercambio de facturas electrónicas de remitir copia fiel de las facturas, a las obligaciones de interconexión entre dichas plataformas, así como a los requisitos exigibles para operar como tales en el marco del sistema español de factura electrónica, producirá efectos para estos operadores transcurridos 12 meses desde la entrada en vigor de la referida orden ministerial de desarrollo de la solución pública de facturación electrónica.

A su vez, conviene destacar que los subcontratistas obligados a presentar al contratista principal sus facturas electrónicas a través del Registro a que se refiere la DA 32.ª.3 de la Ley 9/2017, de 8 de noviembre, dispondrán de un plazo máximo de 24 meses desde la entrada en vigor de la orden ministerial de desarrollo de la solución pública de facturación electrónica para adaptar el cumplimiento de esta obligación al sistema de facturación electrónica regulado en esta norma (D.T. 1.ª del RD 238/2026, de 25 de marzo) .

3. ¿Cómo habrá que emitir y que recibir la factura electrónica? ¿Qué alternativas existirán al efecto?

La facturación electrónica podrá realizarse por varias vías:

• A través de plataformas privadas de intercambio de facturas electrónicas que cumplan los requisitos normativos.
• A través de la solución pública de facturación electrónica gestionada por la AEAT.
• O bien mediante una combinación de ambas.

Cuando no exista acuerdo expreso con los proveedores para recibir las facturas electrónicas a través de una o varias plataformas privadas, se entenderá que se opta por la solución pública sin necesidad de manifestación expresa.

Si el empresario o profesional decide recibir sus facturas total o parcialmente a través de una plataforma privada, tenerá que hacer público su punto o puntos de entrada en sus comunicaciones con otros empresarios o profesionales y, en su caso, en su página web. En caso contrario, se entenderá que el punto de entrada es la solución pública.

4. ¿Qué requisitos técnicos debe cumplir la factura electrónica?

La factura electrónica deberá consistir en un mensaje informático estructurado, ajustado al modelo semántico de datos EN16931 y bajo alguna de las sintaxis admitidas: CII, UBL, mensaje EDIFACT de factura o mensaje Facturae.

Para garantizar la interoperabilidad, los operadores de plataformas privadas tendrán que poder transformar el mensaje de factura entre todos los formatos admitidos, preservando la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido. Además, las facturas emitidas mediante plataformas privadas deberán estar firmadas con firma electrónica avanzada, directamente por el emisor o mediante firma delegada autorizada.

Por otra parte, todas las facturas deberán identificarse con un código único que incluya necesariamente el NIF del emisor, el número y serie de la factura, y la fecha de expedición.

5. ¿Qué obligaciones asumen las plataformas privadas y cómo opera la interconexión?

Las plataformas, soluciones o sistemas de facturación utilizados por quienes no empleen la solución pública para emitir sus facturas deberán remitir simultáneamente a su emisión una copia electrónica fiel de cada factura en sintaxis UBL a la solución pública.

Pero, además, los operadores de plataformas privadas deberán:

• Poner a disposición del público un sistema de consulta abierto que permita conocer qué empresarios y profesionales les han elegido como punto de entrada de facturas electrónicas.
• Interconectarse con cualquier otra plataforma privada integrada en el sistema español de factura electrónica si así lo solicita uno de sus clientes y de aceptar todas las solicitudes de interconexión. Una vez que reciban una solicitud de interconexión de otra plataforma privada, esa interconexión debe estar operativa en el plazo máximo de un mes desde la recepción de la solicitud. Hasta que lo esté, las facturas dirigidas a la otra plataforma deberán depositarse en la solución pública, que actuará como vía de interconexión provisional. El operador receptor no podrá cobrar cantidad alguna por atender esas solicitudes de interconexión en los plazos establecidos ni por otros servicios de integración o gestión que pudiera tener pactados con el destinatario último de la factura.

6. ¿Qué información sobre estados y pagos de la factura deberá comunicarse?

Los destinatarios de las facturas electrónicas deberán informar al obligado a expedirla de la aceptación o rechazo comercial de la factura y de la fecha en que se produce, así como del pago efectivo completo de la factura y su fecha. Adicionalmente, podrá informarse de otros extremos:

• Aceptación o rechazo parcial y fecha en que se produce.
• Pago parcial, con su importe y fecha.
• Cesión de la factura a un tercero para su cobro o pago, con identificación del cesionario y fecha de cesión.

La información sobre los estados de la factura deberá remitirse en el plazo máximo de cuatro días naturales, excluyendo sábados, domingos y festivos nacionales, desde la fecha en que se produce el estado comunicado.

Por otra parte, y con independencia de que se use una plataforma privada o la solución pública, el destinatario deberá comunicar a la solución pública el pago efectivo completo de las facturas o su rechazo. En ausencia de rechazo o de una factura rectificativa posterior, se presumirá la aceptación de la factura. En este sentido, el destinatario podrá autorizar a su plataforma privada para efectuar esta comunicación a la solución pública si le ha facilitado la información necesaria.

A TENER EN CUENTA. Lo dispuesto en los artículos 10 y 12 del RD 238/2026, de 25 de marzo, en relación con la obligación de informar sobre los estados de la factura, se aplicará a los empresarios y profesionales que sean personas físicas o entidades en régimen de atribución de rentas en el IRPF cuyo volumen de operaciones no hubiese excedido durante el año natural inmediato anterior de 8 millones de euros cuando hayan transcurrido 12 meses desde la fecha en que el RD produzca efectos para esos empresarios y profesionales. Hasta dicha fecha, el suministro de información sobre los estados de factura revestirá carácter voluntario.

7. ¿En qué consiste la solución pública de facturación electrónica y cuáles son sus particularidades?

La AEAT será la encargada de desarrollar y gestionar la solución pública de facturación electrónica, que cumplirá una doble función:

• Prestar los servicios de facturación electrónica de quienes opten por ella.
• Servir de repositorio universal y obligatorio de todas las facturas electrónicas expedidas, remitidas o recibidas.

Quienes la utilicen deberán emplear la sintaxis UBL en los términos que determine la futura orden ministerial.

El acceso y el uso de la solución pública tendrán carácter gratuito para los usuarios y deberá estar disponible para los empresarios y profesionales obligados al menos dos meses antes de la primera aplicación efectiva del RD 238/2026, de 25 de marzo.

Cuando la solución pública actúe como medio de facturación o de interconexión, la factura quedará a su disposición y no deberá remitirse la copia fiel prevista para otros supuestos.