Soy empresa o autónomo: ¿cómo saber si me afecta Veri*Factu y todo lo que trae consigo?

En los últimos tiempos, muchas empresas y autónomos viven preocupados por los cambios que se avecinan de la mano del Reglamento Veri*Factu. En los medios, se suceden noticias y anuncios publicitarios que les advierten de que en 2026 la facturación dejará de ser cómo la conocen hasta ahora, al implantarse un nuevo sistema que busca limitar la posibilidad de que se alteren los registros de facturación y mejorar el control tributario.

Sin duda, la sombra de Veri*Factu es muy alargada. Y el problema es que sus límites no siempre parecen del todo claros. Por eso, a través de este artículo trataremos de ofrecer las claves básicas que permitirán a un autónomo o empresa averiguar si todo esto le afecta o si puede seguir facturando como lo venía haciendo.

A TENER EN CUENTA. En la guía «Veri*Factu aplicado a empresas de servicios», publicada por la editorial Colex, se ofrecen todas las claves para que los profesionales del ámbito jurídico y asesores o consultores puedan registrar con éxito sus facturas por servicios profesionales en los nuevos sistemas adaptados a Veri*Factu, enfrentarse a los errores más habituales y cumplir con la nueva normativa. A través de una estructura de preguntas y respuestas, en una primera parte de la obra se desgranan todos los detalles sobre el ámbito de aplicación, los requisitos y modalidades de cumplimiento de Veri*Factu, sus características y funcionamiento. Y, posteriormente, en un segundo bloque práctico, se estudia cómo registrar en el sistema de facturación las operaciones más habituales de estos profesionales: se plantean múltiples supuestos prácticos y se explica cómo registrarlos, tanto si se factura desde la Península o Baleares, como si se hace desde Canarias.

Antes de entrar a ver quiénes quedarán dentro del radio de acción de Veri*Factu, parece conveniente que recordemos las fechas a partir de las cuales será obligatorio cumplir con lo establecido en el Reglamento Veri*Factu (evidentemente, para aquellos que deban hacerlo). Tras el Real Decreto 254/2025, de 1 de abril, que retrasó los plazos que inicialmente se manejaban, las fechas han quedado así:

• Los obligados tributarios que utilicen sistemas informáticos de facturación (empresas, empresarios, profesionales, etc.) deberán tener operativos los sistemas informáticos adaptados a las características y requisitos que se establecen en el Reglamento Veri*Factu y en su normativa de desarrollo:
• Antes del 1 de enero de 2026, en el caso de contribuyentes del IS.
• Antes del 1 de julio de 2026, para el resto de los obligados del art. 3.1 del Reglamento Veri*Factu (autónomos o contribuyentes del IRPF que desarrollen actividades económicas, contribuyentes del IRNR que obtengan rentas mediante establecimiento permanente y entidades en régimen de atribución de rentas que desarrollen actividades económicas, sin perjuicio de la atribución de rendimientos que corresponda efectuar a sus miembros).
• Los productores y comercializadores de los mencionados sistemas informáticos, en relación con dichas actividades de producción y comercialización, deberán ofrecer sus productos adaptados totalmente al reglamento en el plazo máximo de nueve meses desde la entrada en vigor de la orden ministerial de desarrollo del real decreto. Esto es, tuvieron de plazo hasta el 29 de julio de 2025. Ahora bien, en relación con sistemas informáticos incluidos en los contratos de mantenimiento de carácter plurianual contratados antes de este último plazo, deberán estar adaptados al contenido del reglamento con anterioridad a las fechas indicadas en el apartado anterior.

¿Quiénes tendrán que cumplir con las obligaciones de Veri*Factu?

Las medidas del Reglamento Veri*Factu se aplicarán a los siguientes empresarios, profesionales o empresas que utilicen sistemas informáticos de facturación (SIF), aunque solo los usen para una parte de su actividad (art. 3 del propio Reglamento):

• Aquellos que sean contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades (IS). Sería el caso, por ejemplo, de las sociedades mercantiles. Ahora bien:
• No estarán sometidas a las obligaciones de dicha norma las entidades exentas a las que se refiere el art. 9.1 de la LIS , como podrían ser los organismos autónomos del Estado y las entidades de derecho público de análogo carácter de las comunidades autónomas y entidades locales o las entidades gestoras de la Seguridad Social. 
• Las entidades parcialmente exentas de los apartados 2, 3 y 4 del art. 9 de la LIS estarán sometidas a esta obligación exclusivamente por las operaciones que generen rentas que estén sujetas y no exentas del IS. Entre ellas se encontrarían, por ejemplo, las entidades sin ánimo de lucro, los colegios profesionales, las asociaciones empresariales, los sindicatos de trabajadores o los partidos políticos.
• Los que sean contribuyentes del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF) que desarrollen actividades económicas. Es decir, los empresarios individuales o autónomos, pero también los arrendadores de inmuebles cuyo arrendamiento constituya una actividad económica a efectos del IRPF (por ejemplo, si se utiliza al menos a una persona empleada con contrato laboral y a jornada completa o cuando el alquiler no se limite a la mera puesta a disposición de los inmuebles durante períodos de tiempo y se complemente con la prestación de servicios propios de la industria hotelera —como los de restaurante, limpieza, lavado de ropa y otros análogos—).
• Los que sean contribuyentes del Impuesto sobre la Renta de no Residentes (IRNR) que obtengan rentas mediante establecimiento permanente.
• Las entidades en régimen de atribución de rentas que desarrollen actividades económicas, sin perjuicio de la atribución de rendimientos que corresponda efectuar a sus miembros. Por ejemplo, una comunidad de bienes o sociedad civil particular que realicen actividades económicas y tributen en dicho régimen.

A TENER EN CUENTA. Cabe la posibilidad de que la AEAT acuerde la no aplicación del reglamento con respecto a determinados contribuyentes, sectores u operaciones (art. 5 del Reglamento). El departamento de Inspección Financiera y Tributaria de la AEAT, previa solicitud de la persona o entidad interesada, podrá resolver la no aplicación del Reglamento Veri*Factu en relación con sectores empresariales o profesionales, o con contribuyentes determinados, cuando quede justificado por las prácticas comerciales o administrativas del sector de que se trate, o con el fin de evitar perturbaciones en el desarrollo de las actividades económicas. También podrá acordarlo en relación con las operaciones respecto de las cuales se aprecien circunstancias excepcionales de índole técnico que imposibiliten dicho cumplimiento. La resolución podrá tener carácter temporal, caso en que estará condicionada al compromiso de realizar las adaptaciones necesarias para poder dar cumplimiento a las referidas obligaciones, y cesarán sus efectos cuando se constate la desaparición de las circunstancias excepcionales que motivaron su adopción. Podrá afectar a todas o a alguna de las obligaciones establecidas en la normativa y establecer condiciones especiales para cada autorización.

Además, obviamente, el Reglamento Veri*Factu también se aplicará a los productores y comercializadores de sistemas informáticos de facturación, en cuanto a sus actividades de producción y comercialización de los sistemas informáticos que pongan a disposición de los sujetos antes enumerados. 

¿Cómo saber si utilizo un sistema informático de facturación para facturar?

Según el Reglamento Veri*Factu, se considera sistema informático de facturación (SIF) al conjunto de hardware y software utilizado para expedir facturas mediante la realización de las siguientes acciones:

• Admitir la entrada de información de facturación por cualquier método.
• Conservar la información de facturación, ya sea mediante su almacenamiento en el propio sistema informático de facturación o mediante su salida al exterior del mismo en un soporte físico de cualquier tipo y naturaleza o a través de la remisión telemática a otro sistema informático, sea o no de facturación.
• Procesar la información de facturación mediante cualquier procedimiento para producir otros resultados derivados, independientemente de dónde se realice este proceso, pudiendo ser en el propio sistema informático de facturación o en otro sistema informático previa remisión de la información al mismo por cualquier vía directa o indirecta.

Aparentemente, esa definición de SIF parece más o menos clara. Sin embargo, cuando se traslada a la práctica, lo cierto es que en algunos supuestos pueden existir dudas a la hora de determinar si se está utilizando un sistema informático de facturación a los efectos del Reglamento Veri*Factu o no. De ahí que, hasta el momento, se hayan realizado las siguientes aclaraciones desde la AEAT:

• No se utiliza un SIF cuando se expiden facturas manuscritas sobre papel en blanco o preimpreso, o bien escritas con máquina de escribir [consulta vinculante de la DGT (V0058-25), de 3 de febrero de 2025].
• Si se utilizan hojas de cálculo (por ejemplo, Excel) o procesadores de texto (como Word), se entenderá que se está utilizando un SIF a los efectos que aquí interesan siempre que el programa permita realizar las tres acciones antes mencionadas: introducir información de facturación, conservar la información de facturación y procesar esa información a través de cualquier procedimiento para producir otros resultados derivados. Según indicó la DGT en su consulta vinculante (V0058-25), de 3 de febrero de 2025, cuando se utilicen hojas de cálculo, bases de datos o procesadores «no se puede concluir que no resulte obligada por el Reglamento aprobado por Real Decreto 1007/2023 puesto que dichas hojas de cálculo pueden tener utilidades de procesamiento de datos y conservación que puede implicar su consideración como Sistemas Informáticos de Facturación». Lo cual se traduciría, según aclara la AEAT en las preguntas frecuentes sobre los SIF y Veri*Factu de su sede electrónica (consultadas a 29/09/2025), en lo siguiente:
• No se aplicará el Reglamento Veri*Factu cuando las hojas de cálculo o el procesador solo se utilicen para introducir los datos de las facturas, expedir e imprimir las facturas, y conservar la información de facturación.
• Sin embargo, se entenderá que se utiliza un SIF sometido a esta normativa cuando, además de las funciones anteriores, también se utilice para procesar la información de facturación contenida en el programa para generar directamente los libros registros de IVA, los libros registro de IRPF, la contabilidad o cualquier otro resultado que se utilice para el cumplimiento voluntario de obligaciones tributarias.

Siguiendo los mismos ejemplos que facilita la Agencia Tributaria, no le afectará el reglamento a quién solo use una hoja de Excel para generar listados de facturas emitidas, incluyendo sumatorios u otras reglas de cálculo. Ahora bien, si la usa programando una macro para generar el libro registro de facturas expedidas, sí se considerará que emplea un SIF y quedará dentro del ámbito de la normativa sobre Veri*Factu.

Otro ejemplo que también incluye la AEAT en las preguntas frecuentes de su web se refiere a las balanzas o máquinas registradoras que utilizan muchos comerciantes, con respecto a las cuales señala que, si el empresario estuviera obligado a expedir factura (sea completa o simplificada), desde el momento en que utilice un sistema informático de facturación consistente en una caja para registrar las ventas realizadas e imprimir para cada una de ellas lo que debería ser una factura simplificada para entregar al cliente estaría sujeto a Veri*Factu. Deberá cumplir con la nueva normativa adaptando las cajas registradoras, de ser posible, o adquiriendo algún SIF adaptado.

En el concreto supuesto de la balanza electrónica, cuando se utilice solo para pesar el producto y obtener el importe que luego se introduce manualmente en la caja registradora para expedir la factura simplificada final, según la Agencia Tributaria no se consideraría SIF, sino un elemento independiente auxiliar de medida (y, en su caso, de cálculo del importe asociado al producto, según su precio por kilogramo). El SIF sería la caja registradora, de modo que la balanza electrónica no tendría por qué adaptarse al Reglamento Veri*Factu. Ahora bien, se advierte de que «hay balanzas electrónicas con funcionalidades más potentes que permiten acumular los importes de los diferentes productos pesados y expedir en unidad de acto una factura simplificada de la compra total realizada (entre otras posibles funcionalidades), por lo que entonces sí serían consideradas SIF al ser utilizadas también como cajas registradoras. Dicho de otro modo, serían SIF con otros elementos electrónicos auxiliares (en este caso, para el pesaje) añadidos». Entonces, sí tendrían que adaptarse a Veri*Factu.

A TENER EN CUENTA. La Administración tributaria podrá comprobar si el sistema que se utiliza para emitir las facturas cumple los requisitos para ser considerado un SIF o no.

En resumen: ¿cómo puedo saber si me afecta todo lo de Veri*Factu?

En términos generales, y de una manera muy resumida, según indica la AEAT en las preguntas frecuentes que incluye en su sede electrónica sobre esta materia, para ver si el Reglamento Veri*Factu le afecta a una empresa, empresario o profesional determinado puede acudirse a lo que se ha denominado como «la regla de los cuatro no». Le afectaría cuando cumpla las siguientes cuatro condiciones:

• No facturar exclusivamente de forma manual. Es decir, para quedar dentro de su ámbito de aplicación habría que utilizar algún sistema informático de facturación para expedir facturas, en el sentido antes visto, aunque solo se use para una parte de la actividad. Evidentemente, ello presupone que las operaciones deban documentarse a través de factura, sea completa o simplificada, según la normativa de facturación. Se excluirían todas las operaciones que no se documenten en factura porque no haya obligación de expedirla atendiendo a la normativa de facturación. Tal y como aclara la AEAT, «el hecho de expedir (o no) factura es clave porque, por definición (...) el RRSIF no cambia las obligaciones sustanciales de facturación».
• No estar adscrito de forma voluntaria u obligatoria a las exigencias del SII. En el caso de que un obligado esté acogido al SII tendrá que emplear un sistema que le permita cumplir con las exigencias informativas del SII.
• No tener su domicilio fiscal en los territorios del País Vasco o de Navarra. Más bien, en un sentido estricto, quienes estarían excluidos del ámbito de aplicación de Veri*Factu serían los contribuyentes que realicen actividades económicas y estén sometidos a la normativa foral en cuanto a la imposición directa por las rentas que obtengan de dichas actividades. A tal respecto, la Agencia Tributaria confirma que «quedan sujetos a la aplicación del reglamento (al menos por lo que se refiere a este criterio) los obligados a expedir facturas radicados en Canarias, Ceuta o Melilla, entendiendo que las referencias al Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) deben considerarse hechas al Impuesto General Indirecto Canario (IGIC) e Impuesto sobre la Producción, los Servicios y la Importación (IPSI), respectivamente».
• No disponer de alguna resolución en vigor que le exima de cumplir con el Reglamento Veri*Factu de acuerdo con el art. 5 del Reglamento Veri*Factu .