Legalización y traducción de documentos públicos extranjeros

Legalización y traducción de documentos

Concepto y regulación de la legalización de documentos públicos extranjeros

La legalización es un acto administrativo mediante el cual se concede validez a un documento público extranjero, tras la comprobación de una serie de elementos, como la autenticidad de la firma y la calidad del firmante.

Todo documento público extranjero precisa legalización para tener validez en España y viceversa. Deben legalizarse los documentos españoles para tener validez en el extranjero, pero existen ciertos convenios que eximen de la obligación de legalización, como son el Convenio de La Haya de 1961, el Convenio de Atenas o el Convenio de Londres. En estos casos, no se requiere legalización, para intentar agilizar los trámites, pero se exige algún requisito como el sello o la apostilla.

Existe también un Reglamento de la UE, en concreto, el Reglamento (UE) 2016/1191 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 6 de julio de 2016, por el cual se exime de la obligación de legalizar ciertos documentos y se han simplificado algunos trámites. 

El reglamento se aplica a:

• Los documentos públicos expedidos por un Estado miembro que han de ser presentados ante otro Estado miembro con el objetivo de acreditar: nacimiento, defunción, nombre, matrimonio o unión de hecho, divorcio, filiación, adopción, nacionalidad, domicilio o ausencia de antecedentes penales.
• Los documentos públicos que han de ser presentados por un ciudadano de la UE que reside en un Estado miembro del que no es nacional para ejercer su derecho de sufragio en las elecciones al Parlamento Europeo o municipales.

Es importante recordar que este reglamento solo se aplica entre Estados miembros, no se aplicará a documentos expedidos por autoridades de terceros países o a las copias certificadas de dichos documentos que realicen las autoridades de un Estado miembro.

En concreto esta norma suprime la obligación de legalización de los documentos anteriormente expresados, no será necesaria tampoco la presentación de una copia certificada cuando haya que presentar el documento original y simplifica los trámites relativos a la traducción. 

En relación con la traducción se han introducido varias novedades; por un lado, se elimina la obligación de aportar traducción oficial cuando el documento se presente en la lengua oficial del Estado miembro en el que se quiere hacer valer y, por otro lado, tampoco será necesario aportar traducción, cuando el documento vaya acompañado de un impreso multilingüe. El impreso multilingüe contará con una parte normalizada (título del impreso, base jurídica, recuadro para la firma...) y con otra parte no normalizada para rúbricas específicas por país y sus respectivos códigos numéricos. Los impresos deberán estar cumplimentados en el idioma del Estado miembro que lo expide y la parte normalizada y las rúbricas estarán en el idioma oficial del Estado expedidor y en el idioma oficial del Estado miembro en el que vaya a presentarse el documento.

Por último, se establece un sistema de cooperación administrativa entre los Estados miembros, en el caso de que existan dudas razonables sobre la autenticidad del documento público presentado, se deberá seguir el siguiente proceso:

1. Consultar los formularios disponibles en el Sistema de Información del Mercado Interior (IMI).
2. Solicitar información a través del IMI.
3. Solicitar información a la autoridad que expidió el documento o la copia.
4. Solicitar información a la autoridad central, que se deberá designar a tal efecto en cada Estado miembro.

Las solicitudes de información deberán fundarse en dudas razonables relativas a la autenticidad de la firma, la calidad del signatario, la identidad del sello o timbre o la falsificación o alteración del documento, y, además, deberán estar motivadas.

El Convenio de La Haya suprime la obligación de legalización de documentos entre los Estados que lo han ratificado, lo que ha supuesto un gran avance, pues ha sido acogido por numerosos países.

Según el propio convenio, son documentos públicos susceptibles de aplicación de lo dispuesto en el mismo, los siguientes:

• Los documentos procedentes de una autoridad o funcionario vinculado a una jurisdicción del Estado.
• Los documentos administrativos.
• Los documentos notariales.
• Las certificaciones oficiales que hayan sido puestas sobre documentos privados, como pueden ser las menciones de registro, autenticaciones de firma.

Pero no será aplicable a los documentos expedidos por agentes diplomáticos o consulares, ni a los documentos administrativos que se refieran a una operación mercantil o aduanera.

Mediante este convenio, se elimina la obligación de legalización en favor de la apostilla, que es el único requisito que se exige. La apostilla debe ser colocada, a petición del signatario o de cualquier portador del documento, sobre el mismo documento o una prolongación de este y deberá adaptarse al modelo establecido en el convenio.

La apostilla no caduca, pero si el documento sobre el que se ha colocado tiene una duración limitada, la apostilla tendrá la misma duración que el propio documento.

Los documentos extranjeros que se quiere que tengan efecto en España deberán ser traducidos al español, mediante traducción oficial.

Legalización de documentos para la vía diplomática

Este es el procedimiento que se utiliza para validar los documentos públicos extranjeros de Estados que no han firmado ningún convenio de facilitación de trámites de legalización.

Por regla general, consiste en una doble legalización, en que cada una de las autoridades implicadas ejecute una legalización a título individual del documento. Si se tratase de un documento expedido por una autoridad no consular, intervendrán el Ministerio de Asuntos Exteriores del país de origen y la representación diplomática o consular española en dicho país; y, si se tratase de un documento expedido por autoridad consular acreditada en España, intervendrá únicamente la sección de legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación de España.

Hay una serie de documentos que están exentos de legalización:

• Documentos académicos presentados en los registros de las embajadas y consulados de España o en el Ministerio de Educación de España.
• Documentos extranjeros que hayan sido legalizados por los consulados o embajadas de España en el extranjero que porten una etiqueta de seguridad.

Traducción de documentos

Los documentos españoles que vayan a tener validez en el extranjero deben atender a la legislación del país en el que se quieran validar, aunque habitualmente requieren traducción al idioma oficial.

Para documentos extranjeros que se pretendan validar en España se requiere traducción oficial al español, el Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación solo reconoce como traducción oficial las siguientes:

• Las realizadas en España por traductor jurado español, nombrado por el Ministerio. Estas traducciones están exentas de legalización y son válidas sin necesidad de ningún trámite adicional.
• Las realizadas o asumidas como propias por una representación española en el extranjero, que deberán ser legalizadas por la sección pertinente del Ministerio.
• Las realizadas por la representación diplomática o consular en España del Estado que emite el documento, en este caso, también deberán ser legalizadas por la sección pertinente del Ministerio.

Procedimiento de exequatur

El exequatur es un procedimiento para reconocer como válidas sentencias extranjeras en España.

El procedimiento se encuentra regulado en la Ley 29/2015, de 30 de julio, de cooperación jurídica internacional en materia civil.

Las resoluciones dictadas en un Estado miembro de la UE serán reconocidas en el resto de Estados miembros sin necesidad de procedimiento. Sin embargo, no se reconocerán las resoluciones judiciales extranjeras firmes (art. 46 de la Ley 29/2015, de 30 de julio):

1. Manifiestamente contrarias al orden público.
2. Se dicten con manifiesta infracción de los derechos de defensa de cualquiera de las partes. En caso de haberse dictado en rebeldía, concurre tal infracción si no se entrega al demandado cédula de emplazamiento, con tiempo suficiente y de forma tal que pudiere defenderse.
3. Se pronuncien sobre materias de la exclusiva competencia de los órganos jurisdiccionales españoles o la competencia del juez de origen no obedezca a conexión razonable.
4. Las resoluciones inconciliables con otras dictadas en España.
5. Las resoluciones inconciliables con una resolución dictada con anterioridad en otro Estado que reúna las condiciones necesarias para su reconocimiento en España.
6. Iniciadas con posterioridad a otro litigio pendiente en España entre las mismas partes y con el mismo objeto.

Serán competentes para conocer de las solicitudes de exequatur los juzgados de primera instancia del domicilio de la parte frente a la que se solicita el reconocimiento o ejecución, o de la persona a quien se refieren los efectos de la resolución judicial extranjera. Subsidiariamente, se determinará la competencia por el lugar en que la resolución deba producir sus efectos.

El procedimiento se iniciará mediante demanda a instancia de cualquier persona que acredite un interés legítimo, que deberá ser dirigida contra aquella parte o partes frente a las que se quiera hacer valer la resolución judicial extranjera. La demanda deberá ajustarse a los requisitos del artículo 399 de la LEC y deberá ir acompañada de:

• El original o copia auténtica de la resolución extranjera, debidamente legalizados o apostillados.
• El documento que acredite, si la resolución se dictó en rebeldía, la entrega o notificación de la cédula de emplazamiento o el documento equivalente.
• Cualquier otro documento acreditativo de la firmeza y fuerza ejecutiva en su caso de la resolución extranjera en el Estado de origen.
• Las traducciones pertinentes con arreglo al artículo 144 de la Ley de Enjuiciamiento Civil.

 A TENER EN CUENTA. El artículo 399 de la LEC ha sido modificado por el RD-ley 6/2023, de 19 de diciembre, con entrada en vigor el 20 de marzo de 2024.

En estos procesos, las partes deberán estar representadas por procurador y asistidas de letrado y el Ministerio Fiscal intervendrá siempre en ellos.

Se podrá interponer recurso de apelación frente al auto de exequatur y frente a la resolución dictada en segunda instancia cabrá recurso extraordinario por infracción procesal o recurso de casación.