Uso del correo electrónico en el ámbito laboral

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  • Estado: Redacción actual VIGENTE
  • Orden: Laboral
  • Fecha última revisión: 03/02/2020

El acceso al correo electrónico de la persona trabajadora por parte de la empresa, su utilización dentro del horario laboral con fines privados, o, el uso extralaboral del mismo, entre otras casuísticas, son asuntos bastante controvertidos cuya judicialización muestra el conflicto entre la necesidad de cumplir las garantías de inviolabilidad de la persona del trabajador promulgadas por el art. 18 del Estatuto de los Trabajadores y el poder de dirección promulgado por el art. 20 del mismo texto legal.

 

El acceso al correo electrónico de  la persona trabajadora por parte de la empresa, su utilización dentro del horario laboral con fines privados, o, el uso extralaboral del mismo, entre otras casuísticas, son asuntos bastante controvertidos cuya judicialización muestra el conflicto entre la necesidad de cumplir las garantías de inviolabilidad de la persona del trabajador promulgadas por el art. 18 del Estatuto de los Trabajadores y el poder de dirección promulgado por el art. 20 del mismo texto legal.

1. Uso del correo corporativo

Como ya referimos en el bloque anterior es conveniente contar en la empresa con una política de usos de los medios informáticos, y regular el uso del correo corporativo especificando si se autoriza su uso para temas personales.

En cuanto al acceso al correo electrónico corporativo fuera de horario de trabajo es una cuestión laboral tan frecuente como controvertida y que ha sido puesta en la palestra con motivo de la entrada en vigor de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (en adelante LOPDGDD), que introduce por primera vez en la normativa española el derecho a la desconexion digital, del que podemos extraer el derecho de las personas trabajadoras a no responder correos de contenido laboral (tanto de superiores jerárquicos, como compañeros o clientes) fuera del horario laboral y a la necesidad de las empresas de elaborar una política interna sobre las modalidades de este derecho, al que nos referiremos en próximo apartado.

En cuanto al uso del correo corporativo por motivos personales por razones elementales de orden lógico y de buena fe, un trabajador no puede introducir datos ajenos a la empresa en un ordenador de ésta sin expresa autorización, pues todos los instrumentos están puestos a su exclusivo servicio, haciéndose esto extensible al correo corporativo [1]; a pesar de esto siempre es conveniente contar con una política de usos de los medios informáticos que recoja la prohibición del uso personal.

Dejando a un lado las características sobre la posible indagación por parte de la empresa del contenido del correo en base a los cánones de proporcionalidad [2]-ya reiterada en puntos anteriores-, en este supuesto suelen incardinarse hechos constitutivos tanto de transgresión de la buena fe contractual, por realizar trabajos a terceros, como ofensas a compañeros de trabajo, o envío a compañeros -o contactos ajenos a la relación laboral- de mensajes humorísticos, sexistas u obscenos, siendo claro en estos casos el uso indebido del correo[3]. Por eso insistimos en la necesidad de elaborar una política interna de uso de estos medios.

Aplicando doctrina jurisprudencial en la materia, tanto del Tribunal Constitucional y Tribunal Supremo como del Tribunal Europeo de Derechos Humanos, la SJS Palma de Mallorca Nº 291/2019, de 30 de agosto de 2019, Rec. 1014/2017, ECLI: ES:JSO:2019:3055, avala el despido de una persona trabajadora por utilización reiterada del ordenador de empresa para navegar por Internet con fines no laborales existiendo una clara y concreta prohibición empresarial. El JS de Palma de Mallorca basa su decisión en aspectos como:

  • Inexistencia de una posible vulneración del derecho a la intimidad, toda vez que la política de uso de medios informáticos no solo se comunicó a los trabajadores como anexo adjunto a su contrato de trabajo, sino que se recordó a través de la circular informativa que les fue remitida a todos (Recordando doctrina constitucional y recogida en las SSTS Nº 226/2017, Sala de lo Social, Sección 1, Rec 55/2015 de 17 de marzo de 2017, Ecli: ES:TS:2017:1265, Rec 966/2006 de 26 de Septiembre de 2007, Ecli: ES:TS:2007:612, y 8 de marzo de 2011, Rcud. 1826/2010, Ecli: ES:TS:2011:1323). Es importante recalcar que no es suficiente elaborar la política sino que es necesaria la constante comunicación de la misma a los trabajadores.
  • Se entiende que la comprobación de los accesos a través de una investigación más exhaustiva del ordenador que utilizaba la persona trabajadora era imprescindible para poder averiguar si en efecto se estaba llevando a cabo un uso inadecuado de internet por su parte.
  • Se trata de una actuación proporcionada por cuanto no se accedió a ningún dispositivo ni aparato personal sino únicamente al registro de los accesos a internet que constaban realizados desde el ordenador instalado en la oficina que utilizaba el trabajador, y la investigación exhaustiva de los mismos se centra en unas fechas concretas.
  • Al estar prohibido expresamente el acceso a Internet para fines particulares, esa prohibición implica una total ausencia de tolerancia empresarial, por lo que en dichas condiciones el trabajador afectado sabe que su acción de utilizar su ordenador para fines personales no es correcta, y que está utilizando un medio que se encuentra lícitamente sometido a la vigilancia del empresario, por lo que no puede albergar una expectativa razonable de intimidad porque conoce la prohibición y la posibilidad de control empresarial.
  • En el periodo monitorizado (12/09/2017 - 27/09/2017) constan 60 accesos a facebook y 133 a youtube.

Clausula contractual sobre prohibición de uso de correo electrónico con fines privados

" ingún mensaje de correo electrónico utilizando los medios informáticos proporcionados por la empresa será considerado privado. Se considera correo electrónico tanto el interno, entre terminales de la red corporativa, como el externo, dirigido o proveniente de otras redes privadas o públicas, especialmente internet.

Siguiendo la política empresarial en esta materia, la utilización del correo electrónico en los términos descritos en el párrafo anterior deberá exclusivamente emplearse para una utilización laboral o profesional.

Tanto el correo electrónico como la navegación por internet son medios de la empresa, y por tanto su utilización debe ser únicamente laboral y profesional, quedando dentro del ámbito del poder de control del empresario, establecido en el art. 20.3 del Estatuto de los Trabajadores. Dicho control obedecerá a comprobar la corrección en el uso de estos medios informáticos, para corroborar si se está cumpliendo con el deber o prestación laboral y/o profesional, así como si su uso se ajusta a las finalidades que lo justifican, o por razones de seguridad, prevención de infracciones penales.

Por ello cualquier información obtenida por este medio podrá ser utilizada con fines disciplinarios".

2. Uso del correo personal.

En remisión a lo dicho a modo introductorio, si en la política interna ha quedado expresamente prohibido el uso de internet con fines extralaborales o exclusivamente profesionales, el uso del correo personal en horario laboral denotaría desobediencia a las órdenes recibidas, y una transgresión de la buena fe contractual que debe presidir la relación laboral (art. 54.2 ET), incumplimientos, por lo general, contemplados como falta en el convenio de aplicación, y que, aplicando cierta proporcionalidad, podrían justificar un despido disciplinario.[4]

En este caso la relevancia de la utilización del correo personal para comunicarse con los clientes radicará en la información transmitida, la frecuencia en la utilización del correo personal durante la jornada laboral, la utilización del ordenador corporativo con fines no permitidos o la existencia de un protocolo definido en relación con la comunicación con clientes.

En todo caso lo que el Tribunal Supremo ha dejado claro es que no existe obligación de la persona trabajadora de facilitar a la empresa la cuenta personal de correo electrónico, ni siquiera el número de teléfono móvil a la empresa. La STS, Sala de lo Social, Sección 1, Rec 259/2014 de 21 de septiembre de 2015, Ecli: ES:TS:2015:4086, cree abusiva, y contraria a la ex LOPD, la cláusula contractual por la cual un trabajador proporciona voluntariamente a la empresa el número de teléfono móvil o su cuenta de correo electrónico, así como su compromiso para comunicar la inmediata variación de tales datos, al objeto de que se pueda comunicar por tales vías toda incidencia relativa al contrato, relación laboral o puesto de trabajo.

El TS admite que pueden ponerse aquellos datos a disposición de la empresa e incluso “pudiera resultar deseable, dado los actuales tiempos de progresiva pujanza telemática en todos los ámbitos”. Si bien, se opone a que sea en el contrato de trabajo donde se haga constar cláusulas en donde el trabajador presta su voluntario consentimiento a aportar datos personales, siendo el trabajador la parte más débil del contrato y al ser incluida por la empresa en el momento de acceso a un bien escaso como es el empleo puede entenderse que su consentimiento sobre tal extremo no es por completo libre y voluntario, por lo que tal cláusula es nula por atentar contra un derecho fundamental y debe excluirse de los contratos de trabajo.

El Tribunal Supremo considera que la incorporación al contrato de los datos que se cuestionan, no están exentos del consentimiento del trabajador, ya que no lo están en la excepción general del art. 6.2 ex LOPD, al no ser “necesarios para el mantenimiento o cumplimiento” del contrato de trabajo según la definición del Diccionario de la Real Academia (aquello que “es menester indispensablemente, o hace falta para un fin”), ya que la relación laboral ha podido hasta recientes fechas desarrollarse sin tales instrumentos.

De esta forma y aplicando esta doctrina sería necesario establecer esta clausula fuera del contrato de trabajo por medio de un acuerdo empresa-persona trabajadora, firmado con posterioridad al contrato que une a las partes, en el que de forma voluntaria se aporten estos datos.

La SAN, Nº 13/2014m Sala de lo Social, Sección 1ª, de 28 enero de 2014, también ha declarado abusiva la cláusula del contrato de trabajo que obliga al trabajador a proporcionar a la empresa su teléfono móvil y/o su cuenta de correo para que esta le efectúe cualquier comunicación relativa a su relación laboral. Esto requiere el consentimiento de los interesados a menos que la misma pueda ampararse en alguno de los supuestos excepcionados por el art. 6.2 LOPD, por lo que, al no concurrir en este caso, se declara nula; el derecho a la protección de datos atribuye a su titular un haz de facultades consistente en diversos poderes jurídicos cuyo ejercicio impone a terceros deberes jurídicos, que no se contienen en el derecho fundamental a la intimidad, y que sirven para garantizar a la persona un poder de control sobre sus datos personales, lo que sólo es posible y efectivo imponiendo a terceros una serie de deberes de hacer.

3. Pronunciamientos judiciales de interés

La STSJ Madrid Nº 76/2013, Sala de lo Social, Sección 1, Rec. 6674/2012 de 01 de febrero de 2013; concluye que no supone lesión del derecho fundamental a la libertad sindical la transmisión de información y documentación por la empresa a las secciones sindicales, a través de una cuenta nueva especialmente habilitada para ello en el correo corporativo, que permite con las mayores garantías de seguridad el flujo de información, y no a través de la cuenta ajena al correo corporativo designada por la sección sindical.

En relación del uso de las nuevas tecnologías para el ejercicio del derecho de información sindical, haciéndose eco en muchos casos de la doctrina del Tribunal Constitucional la jurisprudencia de esta Sala IV puede condensarse en los criterios siguientes: 1.- La libertad de información constituye un 'elemento esencial del derecho fundamental a la libertad sindical', porque 'el flujo de información entre el sindicato y los trabajadores, es el fundamento de la participación, permite el ejercicio cabal de una acción sindical y propicia el desarrollo de la democracia y del pluralismo sindicales' (STC 185/2003, de 27/Octubre , reproducida por la de 281/2005, de 7/Noviembre  , y con cita de sus precedentes 143/1991, de 1/Julio ; 94/1995, de 19/Junio; 1/1998, de 12/Enero ; 213/2002, de 11/Noviembre' (STS de 16 febrero 2010) -rec. 57/2009-). 2.- El modo de ejercicio del derecho de información a través de los procedimientos informáticos fue precisado por la STC 281/2005 , de suerte que la comunicación no podrá perturbar la actividad normal de la empresa, ni perjudicarse el uso específico empresarial preordenado para el instrumento en cuestión, ni pretenderse que deba prevalecer el interés de uso sindical; 'Debiendo emplearse el instrumento de comunicación, por el contrario, de manera que permita armonizar su manejo por el sindicato y la consecución del objetivo empresarial que dio lugar a su puesta en funcionamiento, prevaleciendo esta última función en caso de conflicto. A tal efecto resultaría constitucionalmente lícito que la empresa predeterminase las condiciones de utilización para fines sindicales de las comunicaciones electrónicas, siempre que no las excluyera en términos absolutos '"

La misma pone luego de relieve que: "(...) 3.- Dado que, a tenor de la doctrina de la STC 281/2005, la utilización del instrumento empresarial no puede ocasionar gravámenes adicionales para el empleador, es la prueba del perjuicio económico derivado de la concesión del uso la determinante para la justificación de la restricción de tales tecnologías (STS de 23 de julio de 2008). La ponderación casuística de las circunstancias concurrentes ha llevado a rechazar la pretensión del sindicato cuando 'no está garantizado, al menos en el momento de la interposición de la demanda, el uso sindical de los medios de comunicación de la empresa sin perturbación de la actividad de la misma y de los objetivos de intercambio de información para los que fueron creados. Y consta, además, que, en las circunstancias del caso, la puesta a disposición de tales medios para los sindicatos comporta costes adicionales significativos para la empresa' (STS de 22 de junio de 2011, rec. 153/2010 ). 4.- En este ámbito no cabe tampoco conferir un tratamiento desigual a los distintos sindicatos presentes en la empresa, salvo el que pudiera fijarse convencionalmente en atención a su presencia en los órganos de representación unitaria (STS de 25 de abril de 2005 -rec. 85/2003 -) ".

Resumiendo, en aplicación de la doctrina expuesta, el empeño de los actores en que las comunicaciones empresariales de información y documentación de cualquier naturaleza por vía de correo electrónico con la Sección Sindical de CGT se hagan, necesaria y exclusivamente, a una cuenta ajena al correo corporativo, con el riesgo añadido que ello entraña en cuanto a la vulnerabilidad de los datos transmitidos, en lugar de realizarlas a una cuenta nueva especialmente habilitada para ello en el correo corporativo, carece de fundamento jurídico por ser decisión que no infringe la legalidad ordinaria, ni, mucho menos, el derecho fundamental de libertad sindical, por lo que sin necesidad de más amplias consideraciones este motivo claudica igualmente y, con él, el recurso en su integridad, y sin que haya lugar, por último, a la imposición de costas debido a la condición laboral y de Organización Sindical en defensa de intereses colectivos, respectivamente, con que litigan los recurrentes.

 

[1] STSJ Andalucía Nº 1619/2003, Sala de lo Social, Rec 591/2003 de 9 de mayo de 2003.

[2] SSTC 186/2000, 66/1995, 55/1996, 207/1996 y 37/1998

[3] SSTSJ de Murcia de 15 de junio de 1999, y Cataluña de 14 de noviembre de 2000

[4] STSJ Cataluña Nº 4667/2011, Sala de lo Social, Sección 1, Rec 2121/2011 de 4 de julio de 2011. (Analizando la utilización del ordenador del puesto de trabajo para asuntos propios durante el 80/90% de la jornada por parte del trabajador) “En este punto es necesario recordar lo que ya se dijo sobre la existencia de un hábito social generalizado de tolerancia con ciertos usos personales moderados de los medios informáticos y de comunicación facilitados por la empresa a los trabajadores. Esa tolerancia crea una expectativa también general de confidencialidad en esos usos; expectativa que no puede ser desconocida, aunque tampoco convertirse en un impedimento permanente del control empresarial, porque, aunque el trabajador tiene derecho al respeto a su intimidad, no puede imponer ese respeto cuando utiliza un medio proporcionado por la empresa en contra de las instrucciones establecidas por ésta para su uso y al margen de los controles previstos para esa utilización y para garantizar la permanencia del servicio. Por ello, lo que debe hacer la empresa de acuerdo con las exigencias de buena fe es establecer previamente las reglas de uso de esos medios -con aplicación de prohibiciones absolutas o parciales- e informar a los trabajadores de que va existir control y de los medios que han de aplicarse en orden a comprobar la corrección de los usos, así como de las medidas que han de adoptarse en su caso para garantizar la efectiva utilización laboral del medio cuando sea preciso, sin perjuicio de la posible aplicación de otras medidas de carácter preventivo, como la exclusión de determinadas conexiones. De esta manera, si el medio se utiliza para usos privados en contra de estas prohibiciones y con conocimiento de los controles y medidas aplicables, no podrá entenderse que, al realizarse el control, se ha vulnerado «una expectativa razonable de intimidad» en los términos que establecen las sentencias del Tribunal Europeo de Derechos Humanos de 25.6.1997 (caso Halford) y 3.4.2007 (caso Copland ) para valorar la existencia de una lesión del artículo 8 CEDH”.

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Boletín: Boletín Oficial del Estado Número: 294 Fecha de Publicación: 06/12/2018 Fecha de entrada en vigor: 07/12/2018 Órgano Emisor: Jefatura Del Estado

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Boletín: Boletín Oficial del Estado Número: 255 Fecha de Publicación: 24/10/2015 Fecha de entrada en vigor: 13/11/2015 Órgano Emisor: Ministerio De Empleo Y Seguridad Social

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