Caso práctico: ¿qué aspectos debe analizar una auditoría o due diligence laboral?

PLANTEAMIENTO

• 1.- ¿Qué aspectos debe analizar un due diligence laboral?
• 2.- ¿Qué pasos deben seguirse para hacer una due diligence laboral?
• 3.- ¿Qué documentación debe solicitarse?

RESPUESTA

1.- La due diligence laboral es una auditoría exhaustiva realizada por consultores externos que examinan todos los aspectos relevantes del área laboral de una empresa. Se trata de un mecanismo preventivo que ayuda a las empresas a evitar sanciones y a asegurar la correcta gestión de sus recursos humanos.

Dado que su objetivo es verificar si la empresa cumple con sus obligaciones laborales, recomendamos cubrir los siguientes puntos de análisis:

Obligaciones en materia de seguridad social e IRPF: este análisis implica revisar las cotizaciones sociales de la empresa por todos los conceptos, nóminas, remuneraciones en especie, dietas, pluses, antigüedad, etc., entre otros.

Puede consultar:

Infracciones en materia de Seguridad Social

Sujetos obligados a cotizar a la Seguridad Social

Cotización a la seguridad social, etc.

Contratación de personal y modalidades contractuales: se deben revisar las diferentes modalidades de contratos de los trabajadores para identificar riesgos derivados de abusos, fraudes en contrataciones temporales, exigencias del convenio colectivo, becarios, autónomos con los que se relaciona la empresa, posibles atrasos en el pago de salario, etc.

Puede consultar:

Diferencias entre el contrato fijo discontinuo y otras modalidades contractuales

Modalidades de contratos formativos

Regulación de los contratos de duración determinada

Comunicación a la representación legal de los trabajadores de las copias básicas de los contratos

Plus salarial

Regulación legal de la figura del becario

Falso autónomo

Protocolos de acceso a la empresa.

Empresas de Trabajo Temporal, etc.

Política retributiva y condiciones salariales de los trabajadores: Este análisis implica verificar si la política retributiva se ajusta al convenio colectivo aplicable y analizar los diferentes tipos de retribución de la empresa. Actualmente requiere la utilización de las herramientas de transparencia retributiva, en concreto de una auditoría retributiva y la verificación del cumplimiento de la obligación de contar con plan de igualdad cuando resulte obligatorio.

Puede consultar:

Principios de igualdad y transparencia retributiva

Sistema de valoración de puestos de trabajo de la clasificación profesional en la empresa o convenio

Auditoría retributiva

Registro retributivo

Brecha retributiva: definición, elementos explicativos y buenas prácticas para su eliminación

Salario y régimen retributivo

Plan de igualdad en la empresa

Evaluación del plan de igualdad en la empresa

Obligaciones informativas a la representación legal de las personas trabajadoras.

Sistema retributivo de los directivos, etc.

Órganos de representación legal de los trabajadores: Este análisis implica verificar la composición de los órganos de representación de los trabajadores y comprobar que se respetan sus derechos y garantías. En este punto también debemos incluir a la representación en materia preventiva (delegados de prevención, comité de seguridad y comité Intercentros ) 

Puede consultar:

Derechos de los representantes de los trabajadores

Representación sindical en la empresa

Regulación de la representación unitaria de los trabajadores en la empresa (Delegados de personal y Comité de empresa)

Representación de los trabajadores en materia de prevención de riesgos laborales, etc.

Puede consultar:

Sistema de registro horario de la jornada laboral.

Incumplimientos y sanciones relacionados con la ausencia de registro horario.

Derechos de conciliación y corresponsabilidad

Trabajo a distancia y teletrabajo

Teletrabajo y desconexión digital

Vacaciones

Porcentaje de absentismo en la empresa y bajas de incapacidad temporal, etc.

Cumplimiento de las obligaciones en materia de prevención de riesgos laborales: este análisis implica verificar que se cumplen los protocolos de seguridad en materia de prevención de riesgos laborales y que los trabajadores cuentan con los medios adecuados para garantizar su salud y seguridad.

Puede consultar:

Responsabilidades en materia de prevención de riesgos laborales

Derechos y obligaciones de trabajadores y empresarios en materia de prevención de riesgos laborales

Marco normativo básico en materia de prevención de riesgos laborales

Obligaciones de las empresas usuarias y empresa de trabajo temporal (ETT) en materia de prevención de riesgos

Requisitos legales a auditar en una auditoría del Sistema de Gestión de Prevención de Riesgos Laborales (SGPRL), etc.

Cumplimento de las obligaciones establecidas legalmente en función del número de personas en plantilla. Actualmente las empresas de al menos 50 trabajadores deben cumplir con una serie de aspectos:

Puede consultar:

Cuota de reserva de puestos de trabajo para personas con discapacidad

Plan de igualdad

Auditoría retributiva

Registro retributivo anual

Protocolo de acoso laboral

Protocolo de desconexión digital

Acuerdos de trabajo a distancia y su formalización

Canal de denuncias interno (Whisteblowing), etc.

Análisis de los procedimientos administrativos y judiciales que tuviere en curso la empresa: este análisis implica analizar los litigios pendientes en el ámbito social y sus posibles consecuencias, verificar si existen actas de la Inspección de Trabajo, o procedimientos de responsabilidad en materia de prevención de riesgos laborales. Se deben analizar los procesos en curso y cuantificar las responsabilidades que se puedan producir por estos procedimientos abiertos.

Puede consultar:

Clasificación del despido: despido procedente, despido improcedente o despido nulo

Readmisión del trabajador tras despido declaro improcedente y posibles incidentes por readmisión irregular

Actuación de los trabajadores ante modificaciones sustanciales de las condiciones de trabajo de carácter colectivo, etc.

Otros códigos o pactos establecidos en la empresa: no estaría de más analizar los documentos internos de la empresa como:

• Protocolo de uso de los dispositivos digitales puestos a disposición de las personas trabajadoras por la empresa
• Protocolo de uso de dispositivos de videovigilancia y de grabación de sonidos en el lugar de trabajo
• Protocolo de la utilización de sistemas de geolocalización en el ámbito laboral por el empleador
•  Protocolo sobre el registro de la jornada y control horario
• Protocolo sobre uso de redes sociales
• Protocolo de canal de denuncias interno (Whisteblowing), etc.

2.- No existe un proceso o pasos fijados legalmente en la due filigence laboral. Podemos fijar las siguientes fases:

• Solicitud de información: los auditores requieren documentos como el organigrama de la empresa, contratos de trabajo, certificados de deudas con la Seguridad Social, Informe de los Trabajadores en Alta (ITA), comunicaciones con la Seguridad Social, calendario laboral, Plan de Prevención de Riesgos Laborales, modelos TC1, TC2 y 190, alta de autónomos de los administradores, y procedimientos de inspección y judiciales.
• Firma de acuerdo de confidencialidad: dada la naturaleza sensible de la información, se establece un acuerdo de confidencialidad entre los consultores y la empresa.
• Análisis de la información: se examinan detalladamente los documentos para identificar posibles incumplimientos o problemas.
• Solicitud de aclaraciones: si surgen dudas, los consultores pueden pedir información adicional o aclaraciones.
• Elaboración de informe de due diligence: se redacta un informe exhaustivo que detalla los hallazgos, la normativa aplicable, las incidencias detectadas y las soluciones legales propuestas.
• Entrega del informe: el informe se presenta en formato digital, acompañado de una presentación al cliente para explicar los resultados del análisis.

3.- El auditor debe solicitar toda la información que permita comprobar el cumplimiento de los aspectos de análisis. A modo de ej. podemos solicitar 

a) Documentación general para el conocimiento de la empresa:

• Organigrama del personal.
• Copia del convenio colectivo y sus modificaciones o actualizaciones.
• Representantes de los trabajadores.
• Relación de los empleados en activo, de baja, en excedencia, etc.
• Historial de las contrataciones bajo las distintas modalidades que se utilicen en la empresa, incluidos contratos de alta dirección.
• Pactos y acuerdos mejorando las condiciones establecidas en convenio.
• Relación de centros de trabajo existentes y sus comunicaciones legales de apertura, etc.

b) Contratación y condiciones más beneficiosas existentes en la empresa:

• Contratos de trabajo del personal ordinario y de alta dirección.
• Contratos de puesta a disposición suscritos con ETT (junto con la información acreditativa del cumplimento normativo asociado a los mismos).
• Relación de actividades subcontratadas (junto con la información acreditativa del cumplimento normativo asociado a los mismos).
• Copia de pactos individuales (exclusividad, no competencia, permanencia, etc.).
• Condiciones más beneficiosas existentes en la empresa, etc.

c) Retribuciones:

• Nóminas de los trabajadores.
• Justificantes asociados a las retribuciones en especie 
• Documentación sobre retribución variable.
• Extinciones contractuales en el último año y su motivo, etc.
• Registro retributivo.
• Auditoría retributiva.

d) Jornada laboral y horas extraordinarias:

• Registros horarios y sus especificaciones.
• Cuadro horario y previsiones de vacaciones, días libres, trabajo en festivos, etc.
• Comunicación mensual de las horas realizadas en el último año.
• Listado de trabajadores a tiempo parcial y sus distintos registros horarios.

e) Seguridad Social:

• Contrato con la Mutua de Accidentes de Trabajo y Enfermedades Profesionales.
• Alta en la Seguridad Social de la empresa.
• Boletines de cotización.
• Categorías profesionales en la empresa y criterios de encuadramiento en las mismas
• Epígrafes del CNAE.
• Certificación  de hallarse al corriente en el pago de cuotas a la Seguridad Social.
• Relación de bonificaciones en las cuotas de Seguridad Social.
• Subvenciones solicitadas y concedidas a la empresa
•  Aplazamientos de obligaciones de cotización, etc.

f) Reclamaciones pendientes

• Relación de reclamaciones de cualquier tipo realizadas a la empresa en el último año.
• Actas levantadas por la Inspección de Trabajo
• Sentencias de los procesos finalizados.
• Referencias a cualquier procedimiento administrativo, laboral o  penal, etc.

g) Cualquier otra documentación que se estime relevante

• Documentación de la prevención de riesgos laborales.
• Plan de igualdad y registro de las medidas impulsadas en base al mismo, etc.